Code de conduite des partenaires commerciaux de Samsara

Introduction

Samsara s'engage à agir conformément à notre mission et à nos principes culturels. Nous sommes convaincus que respecter les normes éthiques les plus élevées n'est pas seulement la bonne chose à faire, mais aussi que c'est un facteur clé pour assurer une réussite durable. Samsara attache une grande importance à ses relations avec ses partenaires commerciaux, ses fournisseurs et ses vendeurs. En tant que fournisseur de services de confiance, vous jouez un rôle essentiel dans le respect de nos engagements envers nos clients, nos employés et nos communautés. 

Nous attendons de nos partenaires commerciaux qu'ils partagent le même engagement envers ces normes éthiques élevées. Le présent Code de conduite des partenaires commerciaux (ci-après « Code ») définit les attentes de Samsara envers ses partenaires commerciaux, fournisseurs, consultants et prestataires de services, ainsi que leurs filiales, sociétés affiliées, sous-traitants et fournisseurs de niveau supérieur (ci-après « Partenaires commerciaux »). Ce Code stipule que ces derniers doivent (i) soutenir et contribuer à la mission de Samsara, qui consiste à améliorer la sécurité, l'efficacité et la durabilité des opérations au service de notre économie, et (ii) adhérer aux valeurs fondamentales de Samsara : l'impact client, la collaboration en équipe, l'amélioration continue et une vision orientée sur le long terme.

Samsara peut demander aux Partenaires Commerciaux, lesquels lui remettront dans les meilleurs délais, une autoévaluation quant à leur respect du présent Code. La conformité des Partenaires Commerciaux au présent Code peut faire l’objet d’une vérification par Samsara, laquelle peut décider de prendre les mesures qui s’imposent si les Partenaires Commerciaux ne respectent plus la lettre et/ou l’esprit du présent Code. Si un événement survient dans le cadre de nos relations professionnelles, qui pourrait influencer votre capacité à nous fournir un service conforme à nos valeurs culturelles ou au présent Code, veuillez contacter notre Comité vie privée et éthique à l’adresse bpcodeofconduct@samsara.com. Le non-respect des principes et normes énoncés dans le présent Code pourrait amener Samsara à mettre un terme à votre relation ou contrat avec nous.

Engagement envers l'éthique et la conformité

Samsara opère en stricte conformité avec les lois, règles et réglementations en vigueur, quels que soient le type de service fourni ou le lieu de son exécution. Afin de garantir la conformité, nous avons mis en place un programme solide d'éthique et de conformité, dont le fondement est notre Code de conduite interne. Tous les employés sont tenus, comme condition d'emploi, de marquer leur adhésion à notre Code de conduite interne ainsi qu'aux autres politiques de l'entreprise. 

Ce Code doit être lu en conjonction avec les lois applicables et les arrangements contractuels pertinents. Les partenaires commerciaux doivent se conformer à toutes les lois, réglementations et normes industrielles applicables là où ils sont situés et exercent leurs activités. De plus, les partenaires commerciaux doivent se conformer aux conventions applicables des Nations Unies et ont le devoir de protéger et de préserver la confidentialité des informations et des données personnelles, et de faire preuve de prudence avant de les partager avec quiconque. Tous les partenaires commerciaux doivent respecter tous les droits de propriété intellectuelle de Samsara et des tiers. 

Si la conformité à ce Code entraîne une violation de la loi ou d’une réglementation en vigueur, les partenaires commerciaux doivent prioritairement se conformer à la législation ou à la réglementation applicable. En cas de conflit entre le Code et un accord de partenariat commercial, l'accord de partenariat commercial prévaut.

Lois et éthique

Chez Samsara, nous nous engageons à respecter les plus hautes normes d'éthique, de conformité, d'honnêteté et d'intégrité, et à développer des relations commerciales fondées sur la confiance, la transparence et la responsabilité partagée. Les partenaires commerciaux doivent mettre en place un programme de gouvernance d'entreprise adéquat, garantissant qu'ils adhèrent aux mêmes valeurs dans leurs activités commerciales, notamment par :

• Cadeaux et intégrité commerciale - Cela inclut le respect de la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger, de la législation britannique anti-corruption et d'autres lois anti-corruption, l'évitement des conflits d'intérêts (perçus), ainsi que la mise en place de pratiques de tenue de registres et de divulgation précises et complètes. Il s'agit également de mener des activités commerciales de manière loyale et éthique vis-à-vis des opérations de Samsara, de protéger la réputation de Samsara ainsi que les biens qui lui sont confiés. Les partenaires commerciaux doivent avoir des politiques concernant les affaires avec Samsara qui interdisent l'offre et l'acceptation de cadeaux (par ex. espèces ou équivalents monétaires, y compris les divertissements, les cartes-cadeaux, les réductions sur les produits et les activités non commerciales) et un processus pour enquêter et signaler toute violation de ces politiques.

• Protection de la propriété intellectuelle - Les partenaires commerciaux doivent respecter les droits de propriété intellectuelle et protéger les informations des clients. Les partenaires commerciaux doivent gérer la technologie et le savoir-faire de manière à protéger les droits de propriété intellectuelle.

• Protection des lanceurs d'alerte et plaintes anonymes - Les partenaires commerciaux doivent s'assurer que les travailleurs disposent d'un mécanisme efficace pour rapporter les griefs et qui facilite une communication ouverte entre la direction et les travailleurs. Les partenaires commerciaux doivent également prévenir et traiter toute forme de représailles à l'encontre des employés qui expriment ou signalent des préoccupations de bonne foi et mettre en œuvre des mécanismes pour enquêter rapidement et de manière approfondie, conformément à la loi applicable, sur de telles plaintes.

• Responsabilité de la chaîne d'approvisionnement - Les partenaires commerciaux doivent collaborer avec leurs propres partenaires pour promouvoir une conduite commerciale conforme au présent Code et exiger de leurs sous-traitants et agents qu’ils respectent les normes et pratiques décrites dans le présent Code. 

• Délit d’initié - En tant que partenaire commercial, vous pouvez vous voir confier des informations qui n’ont pas encore été (ou qui pourraient ne jamais être) divulguées au public. Ces informations pourraient affecter notre évaluation, ou le cours de l’action et/ou l’évaluation d’autres entreprises. Nos normes éthiques (et la loi) vous interdisent strictement d’agir sur de telles informations. Cela s'applique non seulement à vous et à vos employés directement, mais aussi à votre famille, à vos amis ou à d'autres personnes qui pourraient être en mesure de prendre des décisions d'investissement basées sur ces informations. Si vous avez accès à de telles informations, vous êtes tenu de les garder confidentielles et de les manipuler avec le plus grand soin et discrétion. 

• Conformité aux lois sur les infractions pénales des entreprises - Cela inclut le respect de la loi britannique sur les délits financiers et d'autres lois sur l'évasion fiscale, et la garantie que vos propres employés, agents et partenaires commerciaux respectent ces lois.

• Utilisation responsable et conforme à la loi de la technologie/des produits - Les Partenaires Commerciaux devront utiliser la technologie et en tirer avantage lorsque cela est possible afin de contribuer à une efficacité accrue au sein de leur organisation. Les Partenaires Commerciaux devront utiliser la technologie de manière responsable et conforme à la loi. Dans le cas de l’intelligence artificielle (IA), par exemple, les Partenaires Commerciaux devront élaborer et mettre en œuvre un cadre de gouvernance de l’IA fiable et conforme à la loi composé de processus, de méthodes, de contrôles et d’outils de soutien afin de renforcer la confiance et la transparence dans le cycle de vie de bout en bout et l’utilisation de l’IA concernée. 

Entités du secteur public 

Les entités gouvernementales accordent leur confiance à Samsara pour la protection de leurs informations sensibles. Même si nous faisons preuve de la plus grande intégrité envers tous nos clients, travailler avec le gouvernement implique souvent des responsabilités supplémentaires qui peuvent également vous être transmises en tant que partenaire commercial de confiance. Lorsque vous fournissez des services au nom de Samsara aux gouvernements fédéral, provinciaux ou locaux, vous pouvez être soumis à des exigences particulières liées aux salaires, aux horaires de travail, aux conditions de travail, à la tarification, aux cadeaux, aux activités de lobbying, aux conflits d’intérêts ou à la gestion appropriée des informations. Des exigences opérationnelles spécifiques ou des restrictions concernant les personnes habilitées (ou autorisées) à fournir des services peuvent également s'appliquer. Il est de votre responsabilité de comprendre et de respecter les obligations de conformité liés à la prestation de services au gouvernement, qu'ils s'appliquent à vous directement en vertu de la loi ou par le biais de votre contrat avec Samsara. 

Vie privée, confidentialité et protection des données

Samsara adhère aux normes les plus élevées en matière de sécurité et de protection des données et investit continuellement dans son infrastructure et ses processus pour offrir à ses clients les solutions les plus sécurisées de l'industrie, comme détaillé sur notre page Engagement à protéger la confidentialité des clients. Nous nous engageons à être transparents quant à nos pratiques de sécurité et de confidentialité. Le programme de sécurité de classe mondiale de Samsara repose sur le principe de la défense en profondeur : sécuriser notre entreprise et les données de nos clients à plusieurs niveaux. 

Lorsque vous manipulez des informations en notre nom – qu’il s’agisse de celles de nos employés ou de nos clients – nous exigeons que vous les gardiez confidentielles, que vous ne les utilisiez qu’aux fins autorisées et que vous appliquiez les niveaux les plus élevés de protection des données. 

Dans le cadre de cet engagement, vous pourriez être tenu de mettre en place et de justifier des mesures de contrôle efficaces, qu'elles soient physiques, techniques ou administratives, afin de garantir la confidentialité et la sécurité des données que vous traitez. En fonction des services que vous fournissez et des informations que vous traitez en notre nom, vous pourriez également être tenu de mettre en place des mesures de protection supplémentaires adaptées. 

Main-d'œuvre, emploi et droits de la personne

Samsara s'engage à protéger les droits du travail, de l'emploi et de l'homme, comme le stipule notamment sa Déclaration sur l'esclavage moderne. Samsara respecte les normes établies par les conventions de l'Organisation internationale du travail (OIT) et par la Déclaration universelle des droits de l'homme des Nations Unies (DUDH), et attend de ses partenaires commerciaux qu'ils agissent en conformité avec celles-ci. 

Les partenaires commerciaux doivent agir conformément aux principes directeurs suivants :

• L'absence de discrimination, de harcèlement et/ou d'abus - tant au sein de leur propre organisation que lors des interactions avec des parties extérieures, telles que les employés de Samsara. Samsara encourage et attend de ses partenaires commerciaux qu'ils promeuvent l'égalité des chances en matière d'emploi pour toutes les personnes, sans discrimination, harcèlement, abus, châtiment corporel ou traitement inhumain, dans le strict respect des lois et des règlements applicables.

• Liberté de choisir l'emploi - Samsara s'attend à ce que ses partenaires commerciaux agissent conformément à toutes les réglementations applicables en matière d'esclavage moderne. Samsara ne tolérera pas le travail involontaire ou forcé, ni la traite des êtres humains.

• Interdiction du travail des mineurs et protections pour les jeunes travailleurs et étudiants - Samsara interdit strictement le recours au travail des enfants. Les partenaires commerciaux sont tenus d'employer des travailleurs ayant atteint l'âge minimum requis pour travailler dans le pays où le travail est réalisé. 

• Conformité avec les lois sur les salaires et les heures de travail - Samsara exige de tous ses partenaires commerciaux qu'ils garantissent à leurs employés un salaire décent, leur permettant de bénéficier de conditions de vie acceptables. Les travailleurs ne doivent pas être obligés de travailler plus que le nombre maximal d'heures autorisé par les lois et règlements locaux. Toute heure supplémentaire doit être effectuée avec le consentement préalable de l'individu et doit être rémunérée de manière appropriée, conformément à la législation locale.

• Liberté d’association et de négociation collective - Les partenaires commerciaux doivent garantir aux travailleurs la liberté d’exercer leurs droits légaux, notamment celui de s’associer à d’autres, de former ou de rejoindre (ou de choisir de ne pas rejoindre) des organisations de leur choix, et de négocier collectivement, sans ingérence, discrimination, représailles ni harcèlement. Les travailleurs ne doivent pas être pénalisés, harcelés ou intimidés pour avoir exercé de manière pacifique leur droit de former, de rejoindre ou de s’abstenir de rejoindre de telles organisations légales.

• Agissez avec respect et dignité envers chacun - Cela implique de s'engager aux côtés de Samsara pour placer la sécurité, le bien-être et la dignité de toutes les personnes au cœur des priorités, en reconnaissant les talents et le travail acharné qui contribuent à la qualité exceptionnelle des produits et services que nous offrons.

Samsara s'engage à ne pas soutenir ni collaborer sciemment avec des partenaires commerciaux impliqués dans des activités allant à l’encontre de la lettre ou de l’esprit des principes énoncés ci-dessus. Des procédures adéquates doivent être instaurées au sein de l'entreprise du partenaire commercial et appliquées pour gérer toute infraction aux principes et normes mentionnés ci-dessus.

Inclusion et Sentiment appartenance 

Samsara s’engage à instaurer un environnement de travail inclusif, et décrit en détail comment nous comptons y parvenir sur la page Web dédiée au Sentiment d’appartenance. Les Partenaires Commerciaux doivent s’aligner sur cet engagement.

Samsara attend également de ses Partenaires Commerciaux qu’ils n’opèrent aucune discrimination lors des pratiques de sélection, de recrutement ou d’emploi, fondée notamment sur la race, la couleur, l’âge, le sexe, la nationalité, le handicap, l’identité/expression de genre ou le statut d’ancien combattant. En outre, Samsara attend de ses Partenaires Commerciaux qu’ils s’engagent activement à créer et à encourager une culture de l’inclusion à travers tous les aspects de la gestion du lieu de travail.

Santé et sécurité

L'un des principes fondamentaux de Samsara est de renforcer la sécurité des opérations qui soutiennent notre économie. Les partenaires commerciaux doivent agir conformément aux principes directeurs suivants :

• Respecter et gérer la santé et la sécurité au travail - Tous les partenaires commerciaux doivent offrir et maintenir un environnement de travail sûr et intégrer des politiques de santé et de sécurité fiables pour mener leurs activités. Leurs locaux et installations doivent respecter les exigences légales et réglementaires pertinentes, ce qui inclut l'obtention de tous les permis, approbations, autorisations et certifications nécessaires. 

• Préparez-vous aux situations d'urgence - Les partenaires commerciaux doivent s'assurer que leurs bureaux et installations d'usine disposent d'un plan d'intervention d'urgence approprié. 

• Gestion des incidents - Les partenaires commerciaux doivent disposer d'un système permettant aux travailleurs de signaler les incidents de santé et de sécurité ainsi que les quasi-accidents, ainsi qu'un système pour enquêter, suivre et gérer ces rapports. Les partenaires commerciaux doivent mettre en œuvre des plans d'action correctifs pour atténuer les risques, fournir les soins médicaux nécessaires et faciliter le retour au travail des travailleurs.

Environnement

L'une des valeurs fondamentales de Samsara est de bâtir pour le long terme, et la durabilité en est un élément clé. Comme détaillé sur la page Web dédiée à la durabilité de Samsara, Samsara s'engage à créer des produits de premier ordre qui aident ses clients à réduire leur empreinte environnementale, et poursuit le même objectif pour ses propres pratiques commerciales. Les partenaires commerciaux doivent mettre en œuvre des normes appropriées pour protéger l’environnement et agir conformément aux principes directeurs suivants :

• Conformité aux normes, réglementations et lois environnementales applicables - Les partenaires commerciaux doivent connaître et respecter les lois pertinentes à leurs activités tout au long du cycle d'approvisionnement et de production : approvisionnement en matières premières – fabrication – logistique – élimination. Cela inclut l'obtention de tous les permis nécessaires et le respect de toutes les exigences en matière de rapports.

• Atténuation et gestion des déchets - Les partenaires commerciaux sont tenus de gérer les déchets de manière responsable et de maintenir des processus de gestion distincts pour les déchets dangereux et non dangereux.

• Utilisation efficace des ressources - Les partenaires commerciaux doivent prendre des mesures pour comprendre leurs risques climatiques, minimiser leur impact environnemental et adopter des politiques visant à réduire les émissions de gaz à effet de serre. Les partenaires commerciaux sont également tenus de mettre en œuvre activement des processus pour réduire, réutiliser et recycler les matériaux tout au long de leurs cycles de production et de service.

• Approvisionnement responsable en matériaux - Les partenaires commerciaux doivent adopter des politiques visant à garantir, dans la mesure du raisonnable, que les matériaux utilisés pour la fabrication des produits Samsara ne soutiennent ni directement ni indirectement des groupes armés ou d'autres activités illégales ou préjudiciables. Cela inclut la conformité au règlement de l'UE sur les minéraux de conflit et à l'article 1502 de la loi Dodd-Frank, dans sa version modifiée.

Sélection de partenaires commerciaux et sous-traitance

Les processus d’évaluation et de sélection des partenaires commerciaux intègrent une analyse approfondie de leurs pratiques commerciales et de leurs valeurs d’entreprise, notamment à travers les évaluations suivantes :

• Analyse des activités du partenaire commercial – Évaluation des produits et services les plus adaptés à nos besoins.

• Revue commerciale – Meilleure valeur par rapport aux dépenses.

• Revue de sécurité – Analyse de l’architecture de sécurité.

• Révision juridique – Examen des termes et conditions.

• Revue financière – Revue de la valeur économique et du financement.

Dans certains cas, Samsara peut solliciter la participation de partenaires commerciaux à un processus d'appel d'offres concurrentiel. Samsara s'attend à ce que ses partenaires commerciaux acceptent sa documentation contractuelle standard. Toutefois, Samsara se réserve le droit, à sa seule discrétion, d'adopter partiellement ou intégralement les accords proposés par certains partenaires commerciaux.

Si votre contrat avec Samsara vous autorise à confier certaines tâches à des sous-traitants, il vous incombe (et vous pouvez être légalement ou contractuellement tenu) de leur appliquer un niveau équivalent de diligence raisonnable. Vous devez également leur transmettre toutes les obligations légales et contractuelles pertinentes, y compris les dispositions spécifiques requises pour la prestation de services à des contractants gouvernementaux, telles que la conformité à la section 889 de la Loi d'autorisation de la défense nationale de 2019. Vous êtes par conséquent chargé de superviser et d'assurer la conformité, par vos sous-traitants, des obligations qui leur ont été transmises. 

Formation et mise en application

Nos partenaires commerciaux doivent aborder les domaines ci-dessus par des programmes qui dépassent les simples mots sur une page. Ces programmes doivent former efficacement leurs employés aux exigences pertinentes et garantir l'application rigoureuse de leurs politiques et procédures grâce à une supervision attentive.

Aucune création de droits de tiers

Ce Code ne confère aucun droit nouveau ou supplémentaire aux tiers (ou à leurs bénéficiaires), y compris les employés des partenaires commerciaux. Le présent Code vient en complément des droits et obligations contractuels existants entre Samsara et le Partenaire Commercial, sans les remplacer. 

Questions et signalement

Si vous avez des questions concernant ce Code, veuillez contacter bpcodeofconduct@samsara.com. Si vous pensez que ce Code, ou l'esprit de ce Code, a été violé par un partenaire commercial, vous pouvez soumettre un rapport de manière anonyme à Samsara via notre ligne d'assistance pour lanceurs d'alerte.