Déclaration de confidentialité pour les candidats

1. Que couvre la présente déclaration ?

La présente déclaration décrit la manière dont Samsara Inc. et ses sociétés affiliées (« Samsara », « nous », « notre » ou « nos ») collectent, utilisent et divulguent vos « données à caractère personnel » dans le cadre de votre candidature à un stage et/ou un emploi chez nous. L’expression « données à caractère personnel » désigne toutes informations se rapportant à une personne identifiée ou identifiable et inclut toutes informations constituant des « données à caractère personnel » ou « informations personnelles » au sens des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Elle décrit également vos droits en matière de protection des données et la manière dont vous pouvez les exercer.

Nous pouvons vous fournir des informations supplémentaires lorsque nous collectons des données à caractère personnel, si nous estimons qu’il serait utile de fournir des informations pertinentes et à jour.

2. Quelles données à caractère personnel vous concernant sommes-nous susceptibles de collecter ?

• Des informations personnelles d’identification et de communication telles que votre nom, votre adresse personnelle, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre date de naissance, votre sexe, votre statut d’immigration et des informations sur votre droit de travailler ;

• Des informations relatives à la candidature telles que votre curriculum vitae (CV), votre lettre de motivation, vos antécédents professionnels, vos études, vos diplômes et compétences, les coordonnées de personnes susceptibles de donner des références, vos préférences en ce qui concerne le poste, votre consentement à déménager, le salaire que vous souhaitez, votre disponibilité, vos intérêts et aspirations, et des informations sur la vérification de vos antécédents, le cas échéant et lorsque la loi l’autorise ou si nos intérêts commerciaux légitimes le justifient ;

• Des informations sensibles (dans la mesure permise par la loi applicable et telles que définies par la loi applicable)telles que des informations sur vos origines ethniques, votre santé et vos handicaps, votre religion ou vos convictions et votre orientation sexuelle, lorsque vous avez donné ces informations volontairement ou lorsque nous sommes autrement tenus d’apporter des ajustements raisonnables au processus d’entretien et à des fins de surveillance de l’égalité des chances ; et

• Des informations financières telles que des informations bancaires afin de permettre à notre prestataire tiers chargé du traitement des paiements de vous rembourser les dépenses engagées dans le cadre du processus de candidature, le cas échéant.

• Des informations liées aux références telles que les coordonnées et les informations professionnelles relatives aux personnes susceptibles de donner des références. Avant de soumettre les informations personnelles de qui que ce soit à Samsara, assurez-vous d’avoir obtenu l’autorisation de la personne concernée. Si vous découvrez par la suite que vous n’aviez pas cette autorisation, veuillez nous en informer dès que possible.

Nous collectons la plupart de ces informations directement auprès de vous ou elles sont générées au cours du processus de recrutement (p. ex., les données sont collectées via notre portail de candidature et/ou des CV, proviennent de notre correspondance avec vous ou sont obtenues par le biais d’entretiens, de réunions ou d’autres évaluations). Nous pouvons également recueillir certaines informations vous concernant, dans la mesure permise par les lois applicables, auprès d’autres personnes (par exemple, des recruteurs, des personnes vous ayant recommandé), des personnes ayant donné des références ou des organisations (p. ex., auprès de LinkedIn) et, le cas échéant, nous pouvons également collecter des données auprès de notre prestataire tiers chargé de la vérification des antécédents (au cours du processus de vérification préalable à l’emploi/au stage).

3. Pourquoi collectons-nous, utilisons-nous et conservons-nous ces données à caractère personnel ?

Nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel pour les raisons indiquées ci-dessous.

• Si cela est nécessaire pour que Samsara prenne des mesures avant de conclure un contrat de travail/une convention de stage avec vous. Par exemple :

  • Pour prendre des décisions éclairées en matière de recrutement et évaluer votre adéquation au poste ;

  • Pour communiquer avec vous au sujet de votre candidature, pour répondre à vos demandes de renseignements et pour mener des entretiens ; et/ou

  • Pour vous rembourser les dépenses convenues au préalable engagées dans le cadre du processus de candidature, le cas échéant.

• Lorsque cela est nécessaire pour les intérêts légitimes de Samsara, tels qu’énumérés ci-dessous, et lorsque vos droits en matière de protection des données ne prévalent pas sur nos intérêts. Par exemple :

  • Pour améliorer nos processus et activités liés aux stages et/ou au recrutement ;

  • Pour vérifier les informations que vous avez fournies et, le cas échéant et si autorisé, effectuer des vérifications des antécédents préalables à l’emploi ou au stage dans la mesure autorisée par les lois applicables ;

  • Pour protéger nos intérêts commerciaux légitimes et nos droits légaux, y compris, une utilisation en lien avec la défense de droits en justice et à des fins de conformité, réglementaires, d’audit, d’enquête et disciplinaires (y compris la divulgation de ces informations dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’un litige) et d’autres exigences en matière d’éthique et de déclaration de conformité ; et/ou

  • Pour analyser et surveiller la diversité du personnel conformément aux lois applicables, notamment pour respecter les lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi.

• Lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale. Par exemple :

  • Dans certains pays (p. ex., Pologne), pour évaluer votre candidature à un poste au sein de Samsara (p. ex., traitement de votre candidature, analyse de vos qualifications, vérification de votre identité et de votre admissibilité à l’emploi) ;

  • Pour évaluer votre aptitude et votre adéquation si vous êtes engagé à une fonction contrôlée, le cas échéant ; et/ou

  • Pour satisfaire aux exigences légales, réglementaires et autres en vertu des lois applicables.

• Lorsque vous avez donné votre consentement. Par exemple :

  • Pour vous contacter au sujet des futures opportunités de carrière chez Samsara (recrutement futur) ; et/ou

  • Dans certains pays (p. ex., Pologne), si vous nous fournissez des données que nous ne vous demandons pas (p. ex., votre photo), en nous fournissant ces données, vous nous donnez votre consentement à leur traitement.

4. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont conservées sur nos serveurs ou ceux de nos prestataires de services et seront accessibles à des employés, représentants, mandataires et prestataires de services autorisés, aux fins décrites dans les présentes.

Si vous êtes retenu : nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux fins du processus de recrutement. Si vous devenez un employé/un stagiaire de Samsara, vos données à caractère personnel pertinentes feront partie de votre dossier d’employé/de stagiaire et pourront être utilisées ultérieurement pour la gestion de la relation d’emploi/de stage.

Si vous n’êtes pas retenu : nous conserverons vos données à caractère personnel pendant 12 mois à compter de la notification de votre dernière candidature infructueuse auprès de nous dans la mesure où le Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679) (« RGPDde l’UE ») et son intégration aux lois de l’Angleterre et du pays de Galles, de l’Écosse et de l’Irlande du Nord en vertu de l’article 3 de l’UK European Union (Withdrawal) Act 2018 (« RGPD britannique ») (le RGPD de l’UE et le RGPD britannique étant désignés collectivement le « RGPD ») ou les lois canadiennes sur la protection des données sont applicables. Dans le cas contraire, dans la mesure permise par la loi applicable, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant 48 mois à compter de la notification de votre dernière candidature infructueuse auprès de nous. Ces périodes de conservation s'appliquent également à partir de la date à laquelle les données du candidat sont ajoutées à nos systèmes, si le candidat ne s'engage pas ou ne postule pas à un emploi chez Samsara. Nous conservons vos données à caractère personnel pendant des périodes raisonnables pour diverses raisons (p. ex., si nous devons recommencer le processus de recrutement, prouver que nous n’avons pas pratiqué de discrimination à l’égard des candidats pour des motifs interdits, ou prouver que nous avons mené le processus de recrutement de manière équitable et transparente).

5. Comment divulguons-nous vos données à caractère personnel ?

Samsara ne vend ni ne transmet jamais de données à caractère personnel telles que définies par le California Consumer Privacy Act de 2018, tel que modifié par le California Privacy Rights Act de 2020, ainsi que ses règlements d’application (le « CPRA »). Samsara peut divulguer vos données de la manière suivante :

• Les données à caractère personnel seront principalement traitées par des employés de nos équipes Personnel, Talent, Informatique, Juridique, Finance et Installations au sein de notre groupe de sociétés. Si vous postulez à un poste en dehors des États-Unis, vos données à caractère personnel peuvent donc être divulguées à nos sociétés affiliées aux États-Unis et dans d’autres juridictions.

• Vos données à caractère personnel peuvent également être divulguées à des sociétés fournissant des services, tels que des services technologiques, y compris d’hébergement, de maintenance, d’administration et d’analyse, ainsi qu’à d’autres agences, sous contrat avec Samsara, dans le cadre du processus de recrutement. Pour les services généraux de recrutement, nous utilisons un système de suivi des candidats tiers. Nous pouvons également transmettre vos données à caractère personnel à d’autres prestataires de services tiers (p. ex., des prestataires de services de vérification des antécédents). Certains de ces prestataires de services peuvent être situés en dehors de votre pays de résidence, y compris aux États-Unis.

• Vos données à caractère personnel seront également divulguées à des autorités gouvernementales et/ou personnes chargées de l’application de la loi si la loi l’exige ou que cela est nécessaire pour protéger nos intérêts légitimes conformément aux lois applicables.

• Si une entreprise de Samsara est vendue ou intégrée à une autre entreprise, vos informations peuvent être communiquées à nos conseillers et à tout conseiller de l’acheteur ou des acheteurs potentiel(s) et seront transmises aux nouveaux propriétaires de l’entreprise.

• Samsara peut également divulguer vos données à caractère personnel avec votre consentement.

Si vos données à caractère personnel soumises au RGPD sont transférées autrement en dehors de l’Union européenne/de l’Espace économique européen/du Royaume-Uni à une organisation (y compris l’une de nos sociétés affiliées) dans un pays qui ne fait pas l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne (par exemple, le Royaume-Uni) ou qui n’est pas jugé adéquat comme déterminé par les lois applicables en matière de protection des données, nous prendrons des mesures pour nous assurer que vos données à caractère personnel soient protégées de manière adéquate, p. ex. au moyen des Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (p. ex., lors du transfert de vos données aux États-Unis), ou en nous appuyant sur d’autres mécanismes de transfert de données disponibles en vertu des lois applicables en matière de protection des données. Une copie du mécanisme de transfert pertinent peut vous être fournie pour examen, sur demande.

Même si notre entité américaine reste auto-certifiée au titre du Data Protection Framework entre l’UE et les États-Unis (EU-U.S. DPF), de l'extension britannique du EU-U.S. DPF et du Data Privacy Framework entre la Suisse et les États-Unis (Swiss-U.S. DPF), qui ont été élaborés spécifiquement pour permettre aux entreprises de se conformer aux exigences en matière de protection des données lors du transfert de données à caractère personnel de l'Europe vers les États-Unis, nous avons également conclu des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne afin de fournir une protection adéquate pour un tel transfert au cas où les DPF seraient invalidés en tant que mécanisme de transfert. Vous pouvez demander des informations supplémentaires concernant ce mécanisme de transfert en exerçant vos droits comme indiqué ci-dessous. Pour en savoir plus sur le cadre de protection des données et pour consulter notre certification, veuillez consulter le site https://www.dataprivacyframework.gov.

Samsara et le cadre de protection des données

• En ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la conservation des données personnelles transférées de l'Union européenne, du Royaume-Uni et de la Suisse vers les États-Unis, Samsara se conforme au EU-U.S. DPF, à l'extension britannique du EU-U.S. DPF et au Swiss-U.S. DPF, tels qu'établis par le ministère du Commerce des États-Unis. Samsara a certifié au ministère du Commerce des États-Unis qu'elle adhère aux principes de l’EU-U.S. DPF(Principes du DPF UE-États-Unis) en ce qui concerne le traitement des données personnelles reçues de l'Union européenne en vertu de l’EU-U.S. DPF et du Royaume-Uni (et de Gibraltar) en vertu de l'extension britannique de  l’EU-U.S. DPF. Samsara a certifié au ministère du Commerce des États-Unis qu'elle adhère aux principes du Swiss-U.S. DPF (Principes du Swiss-U.S. DPF) en ce qui concerne le traitement des données personnelles reçues de la Suisse en vertu du Swiss-U.S. DPF. En cas de conflit entre les termes de la présente politique de confidentialité et les Principes de l’EU-U.S. DPF et/ou les Principes du Swiss-U.S. DPF, ce sont les Principes qui prévalent. Pour en savoir plus sur le Data Privacy Framework (DPF) et pour consulter notre certification, veuillez consulter le site https://www.dataprivacyframework.gov/.

• Conformément à l’EU-U.S. DPF, à l'extension britannique de l’EU-U.S. DPF et au Swiss-U.S. DPF, Samsara s'engage à résoudre les plaintes concernant la collecte ou l'utilisation de vos renseignements personnels transférés aux États-Unis en vertu de l’EU-U.S. DPF, de l'extension britannique de l’EU-U.S. DPF et du Swiss-U.S. DPF. Les personnes de l'UE, du Royaume-Uni et de la Suisse qui ont des questions ou des plaintes à formuler doivent d'abord contacter Samsara à l'adresse privacy@samsara.com ou à l'une des adresses indiquées ci-dessous dans la section "Nous contacter" de la présente politique de protection de la vie privée.

• Samsara s'est en outre engagée à soumettre les plaintes non résolues liées aux Principes du DPF à un mécanisme indépendant de résolution des litiges basé aux États-Unis, le BBB NATIONAL PROGRAMS. Si vous ne recevez pas d'accusé de réception de votre plainte dans les délais impartis ou si votre plainte n'est pas traitée de manière satisfaisante, veuillez consulter le site www.bbbprograms.org/dpf-complaints pour plus d'informations et pour déposer une plainte. Ce service vous est offert gratuitement.

• Si votre plainte concernant le DPF ne peut être résolue par les voies susmentionnées, vous pouvez, sous certaines conditions, recourir à l'arbitrage obligatoire pour certaines réclamations résiduelles qui n'ont pas été résolues par les autres mécanismes de recours. Voir https://www.dataprivacyframework.gov/s/article/ANNEX-I-introduction-dpf. 

• Toutes les données personnelles soumises à la présente politique de confidentialité et reçues de personnes résidant dans l'Union Européenne, au Royaume-Uni et en Suisse sont couvertes par la participation de Samsara au DPF, à moins qu'elles ne soient régies par un autre mécanisme de transfert adéquat, tel que décrit dans le présent document. Samsara se conformera au DPF en ce qui concerne ces données personnelles.

• Samsara est responsable des données personnelles reçues en vertu du DPF et transférées par la suite à un tiers, tel que décrit dans le DPF situé à l'adresse https://www.dataprivacyframework.gov/. Conformément au DPF, Samsara reste responsable du transfert de données personnelles à des tiers agissant en tant qu'agents, à moins que nous puissions prouver que nous n'étions pas partie prenante aux événements ayant donné lieu aux dommages.

• Samsara est soumis aux pouvoirs d'enquête et d'exécution de la Federal Trade Commission des États-Unis.

• Comme l'expliquent plus en détail les Principes du DPF, une option d'arbitrage contraignant est également à votre disposition pour traiter les plaintes résiduelles qui n'ont pas été résolues par d'autres moyens.

6. Vérification et contrôle des antécédents

Pour certains postes, il nous sera nécessaire de vérifier les informations que vous avez fournies (p. ex., en ce qui concerne votre identité, vos antécédents professionnels, vos diplômes universitaires et vos qualifications professionnelles) et d’effectuer des vérifications des antécédents préalables à l’emploi/au stage (p. ex., en ce qui concerne les condamnations pénales antérieures ou la situation financière). Le niveau de vérification dépendra de la juridiction à laquelle notre entité de recrutement est soumise, de votre poste, en particulier si vous occuperez un poste réglementé, et la vérification sera effectuée à un stade aussi tardif que possible du processus de recrutement et souvent seulement après que vous aurez été sélectionné pour le poste et uniquement dans la mesure permise par les lois applicables. Si votre candidature est retenue, nous fournirons d’autres informations sur les vérifications effectuées et nous obtiendrons tous les consentements ou toutes les reconnaissances nécessaires et/ou nous nous assurerons qu’elles sont autorisées par la loi ou justifiées par notre intérêt commercial légitime, avant de procéder à de telles vérifications.

7. Vos choix et droits

Selon les lois applicables en matière de protection des données et de protection de la vie privée dans votre juridiction, vous pouvez avoir certains droits. Vous pouvez avoir le droit de savoir quelles informations personnelles Samsara a collectées à votre sujet et de demander à Samsara une copie de vos données à caractère personnel et des informations sur la manière dont elles ont été traitées ; de corriger, de supprimer ou de limiter le traitement de vos données à caractère personnel ; et d’obtenir les données à caractère personnel que vous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine. En outre, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances (en particulier lorsque nous n’avons pas à traiter les données pour répondre à une exigence contractuelle ou autre exigence légale). Si nous vous avons demandé votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Si vous demandez à retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel par Samsara, cela n’affectera aucun traitement déjà effectué à ce moment-là.

Samsara honorera ces demandes d’accès, de rectification, d’effacement ou de limitation du traitement et/ou respectera tout(e) retrait ou opposition comme requis par les lois et réglementations applicables en matière de protection des données (y compris le RGPD et le CPRA). Toutefois, veuillez noter que ces droits ne sont pas absolus : ils ne s’appliquent pas toujours et des exemptions peuvent s’appliquer (p. ex., les exemptions prévues par l’article 1798.105 du Code civil de Californie ou le chapitre III du RGPD de l’UE). Samsara peut, en réponse à une telle demande, vous demander de prouver votre identité et/ou de fournir des informations qui nous permettront de mieux comprendre votre demande. Si nous vous demandons de prouver votre identité, nous pouvons vous demander des informations à l’appui. Si nous n’accédons pas à votre demande, nous vous en expliquerons les raisons.

Vous pouvez exercer l’un quelconque de vos droits décrits dans la présente section sans discrimination de notre part.

Pour exercer les droits susmentionnés auprès de Samsara, vous pouvez envoyer un courriel à l’adresse privacy@samsara.com. Vous pouvez également faire part de vos préoccupations en contactant notre Délégué à la protection des données à l’adresse dpo@samsara.com. Un mandataire autorisé peut également exercer ces droits en votre nom en contactant privacy@samsara.com.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez avoir le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité chargée de la protection des données dans la juridiction dans laquelle vous vivez ou travaillez, ou sur le lieu où vous pensez qu’un problème lié à vos données est survenu. Les coordonnées de chaque Autorité chargée de la protection des données dans l’UE sont disponibles sur le site Internet suivant : https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en. Au Royaume-Uni, il s’agira du Commissaire à l’information du Royaume-Uni. Vous pouvez nous contacter si vous avez besoin d’aide pour trouver les coordonnées des Autorités chargées de la protection des données en dehors de l’UE ou du Royaume-Uni. Vous pouvez également faire part de vos préoccupations en contactant notre Délégué à la protection des données à l’adresse dpo@samsara.com.

8. Mises à jour de la présente déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente déclaration de confidentialité à tout moment, et nous vous fournirons la nouvelle déclaration de confidentialité ou la mettrons à disposition lorsque nous procéderons à des mises à jour. Nous pouvons également de temps à autre vous donner d’une autre manière des informations sur traitement de vos données à caractère personnel.

9. Nous contacter

Le principal « responsable du traitement » de vos données à caractère personnel sera l’entité auprès de laquelle vous postulez, c’est-à-dire Samsara Inc. ou l’une de ses filiales directes ou indirectes indiquées ci-dessous. Si vous avez des questions concernant nos pratiques en matière de confidentialité ou si vous souhaitez consulter ou mettre à jour vos données à caractère personnel, vous pouvez nous envoyer un courriel à l’adresse privacy@samsara.com.

Vous pouvez également nous contacter en nous écrivant à l’adresse suivante :

Samsara Inc. À l’attention de : Legal Department – Privacy Issues, 350 Rhode Island Street, 4th Floor, South Building, San Francisco, CA 94103 États-Unis

Samsara Networks Limited (également en qualité de Représentant de Samsara Inc., Samsara Deutschland GmbH, Samsara France SAS, Samsara Nederland B.V. et Samsara Poland Sp. z.o.o. aux fins du RGPD britannique)   À l’attention de : Legal Department – Privacy Issues, Floor 4, 1 Alie Street, London E1 8DE, Royaume-Uni

Samsara Deutschland GmbH (également en tant que Représentant de Samsara Inc., Samsara Networks Mexico, S. de R.L. de C.V., et Samsara Networks Limited aux fins du RGPD de l’UE) À l’attention de : Legal Department – Privacy Issues    Mühldorfstraße 8 81671 München Allemagne

Samsara France SAS À l’attention de: Service juridique – Questions de confidentialité    1-7 Cours Valmy - le Belvédère - 92800 Puteaux France

Samsara Nederland B.V. À l’attention de : Legal Department – Privacy IssuesBarbara Strozzilaan 101, Suite 2.01 1083HN Amsterdam Pays-Bas

Samsara Poland Sp. z.o.o. À l’attention de : Legal Department – Privacy Issues Plac Konesera 12 #113 and #114 03-736, Warszawa Pologne

Samsara Technologies Canada ULC À l’attention de : Legal Department – Privacy Issues 1600 - 925 West Georgia Street Vancouver, BC V6C 3L2  Canada

Samsara Networks Mexico, S. de R.L. de C.V. À l’attention de : Legal Department – Privacy Issues Calz. Gral. Mariano Escobedo 526, Suite 830 Anzures, Miguel Hidalgo 11590 Ciudad de México, CDMX Mexique

Samsara Networks Taiwan Ltd 台灣森萬聯有限公司 À l’attention de : Legal Department – Privacy Issues 18F, No. 80, Section 1, Zhongxiao West Road Zhongzheng District Taipei City 100 Taiwan (R.O.C.)

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