1. Que couvre cette notice d’information?

Cette notice d’information décrit comment Samsara Inc. et ses affiliés ("Samsara", "nous", "on" ou "notre") utilisent et partagent vos "données personnelles" tel que ce terme est défini dans le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679) (“RGPD UE”), son incorporation au sein des lois d’Angleterre et du Pays de Galles, d’Ecosse et d’Irlande du Nord en vertu de l’article 3 du UK European Union (Withdrawal) Act 2018 ("RGPD UK") (ensemble “RGPD”) dans le cadre de votre candidature à un emploi et/ou un stage chez Samsara. Elle décrit également vos droits en matière de données personnelles et comment les exercer.

Nous pouvons également vous fournir des renseignements supplémentaires lorsque nous recueillons des données personnelles et estimons qu’il est utile de fournir des renseignements pertinents et opportuns.

2. Quelles données personnelles recueillons-nous?

• Renseignements personnels d’identification et de communication : votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone; votre adresse électronique; votre date de naissance, votre sexe, votre statut quant aux règles d’immigration et des renseignements sur votre droit de travailler;

• Renseignements relatifs à votre candidature : CV, lettre d’accompagnement, antécédents professionnels, antécédents scolaires, qualifications et compétences, coordonnées de référence, préférences de poste, volonté de déménager, salaire souhaité, intérêts et aspirations, et renseignements généraux sur les vérifications d'antécédents (background check), le cas échéant;

• Informations sensibles : informations sur votre santé et vos handicaps lorsque nous devons apporter des ajustements raisonnables, lorsque vous nous avez fourni de telles informations, lorsque cela est autrement requis pour un suivi de l’égalité des chances (qui peut inclure des renseignements sur votre origine ethnique, votre orientation sexuelle, votre santé, votre religion ou vos croyances);

• Informations financières : informations bancaires afin de permettre à notre prestataire de paiement tiers puisse vous rembourser des dépenses engagées dans le processus de candidature.

Nous recueillons directement la plupart de ces informations auprès de vous. Par exemple, les données sont recueillies par l’intermédiaire de notre portail d’application et/ou de CV; de correspondance avec vous; ou par le biais d’entretiens, de réunions ou d’autres évaluations. Nous pouvons également recueillir des renseignements vous concernant auprès d’autres personnes (par exemple, recruteurs, références), de vos référents ou organisations (par exemple, LinkedIn) et, le cas échéant, de notre prestataire tiers pour les vérifications d'antécédents (pendant le processus de sélection préalable à l’emploi / au stage).

3. Pourquoi nous recueillons, utilisons et stockons ces données personnelles

Nous recueillons, utilisons et stockons vos données personnelles pour les raisons énoncées ci-dessous.

• Lorsque cela est nécessaire pour Samsara afin de prendre des mesures avant la conclusion éventuelle d’un contrat de travail / d’une convention de stage avec vous:

  • Pour prendre des décisions éclairées sur le stage et/ou le recrutement et évaluer votre aptitude;

  • Pour communiquer avec vous au sujet de votre candidature, répondre à vos questions et organiser des entretiens; et/ou

  • Pour vous rembourser les dépenses convenues engagées dans le processus de candidature, le cas échéant.

• Lorsque le traitement est nécessaire pour les intérêts légitimes de Samsara, comme indiqué ci-dessous, et lorsque vos droits et intérêts fondamentaux ne prévalent pas sur l’intérêt légitime de Samsara. Par exemple :

  • Pour améliorer notre processus relatif aux stages et/ou recrutement et nos activités;

  • Pour vérifier les informations que vous avez fournies et, le cas échéant, effectuer des vérifications d’antécédents avant l’emploi et/ou le stage ;

  • Pour protéger nos intérêts commerciaux légitimes et nos droits, y compris l’utilisation dans le cadre de réclamations légales, de conformité, de réglementation, de vérification, d’enquête et de discipline (y compris la divulgation de ces renseignements dans le cadre d’un processus judiciaire ou d’un litige) et d’autres exigences en matière d’éthique et de déclaration de conformité; et/ou

  • Pour analyser et surveiller la diversité de la main-d’œuvre conformément aux lois applicables. Cela comprend, par exemple, le respect des lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi.

• Le cas échéant, pour se conformer à une obligation légale. Par exemple :

  • Pour évaluer votre condition physique et votre bien-fondé dans le cadre de votre engagement dans une fonction contrôlée, le cas échéant; et/ou

  • Pour se conformer aux exigences légales, réglementaires et autres en vertu des lois applicables.

• Lorsque vous avez donné votre consentement. Par exemple :

  • Pour être contacté sur les futures opportunités de carrière chez Samsara.

4. Vérifications et antécédents

Pour certains postes, il nous sera nécessaire de vérifier les informations que vous avez fournies (par exemple, en ce qui concerne votre identité, vos antécédents professionnels, vos qualifications universitaires et vos titres de compétences professionnels) et de procéder à des vérifications des antécédents professionnels (par exemple, en ce qui concerne les condamnations pénales antérieures au stage et/ou à l’emploi ou votre statut financier). Le niveau de contrôle dépendra de votre rôle, en particulier s’il est prévu que vous occupiez un rôle réglementé, et sera effectué à un stade aussi tardif que possible dans le processus de recrutement et souvent seulement après que vous ayez été sélectionné pour le poste. Si votre candidature est acceptée, nous fournirons de plus amples renseignements sur les vérifications en question et obtiendrons les consentements ou reconnaissances nécessaires avant de compléter ces vérifications.

5. Comment partageons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles seront principalement “traitées” (tel que ce terme est défini dans le RGPD) par les employés de nos équipes People, Talent, IT, Finance et Facilities au sein de notre groupe. Si vous postulez pour un rôle depuis l'extérieur des États-Unis, cela pourra donc inclure le partage de vos données personnelles avec nos filiales aux Etats-Unis et dans d’autres juridictions.  

Vos données personnelles seront également partagées avec des entreprises fournissant des services, tels que des services technologiques, y compris l'hébergement, la maintenance, l'administration et l'analyse, ainsi que d'autres agences, sous contrat avec Samsara dans le cadre du processus de recrutement. Pour nos services de recrutement généraux, nous utilisons un système de suivi des candidats tiers. Nous pouvons également partager vos données personnelles avec d'autres fournisseurs de services tiers (par exemple, des prestataires de vérification des antécédents). Vos données personnelles seront également partagées avec les autorités gouvernementales et / ou les forces de l'ordre si requis par la loi ou si nécessaire pour la protection de nos intérêts légitimes dans le respect des lois applicables. Dans l’hypothèse où une branche d’activité de Samsara serait vendue ou intégrée à une autre entreprise, vos coordonnées peuvent être divulguées à nos conseils et à tout conseil éventuel de l’acheteur et seront transmises aux nouveaux propriétaires de la branche d’activité.

Dans le cas où les données personnelles des salariés seraient autrement transférées à l’extérieur du Royaume-Uni ou de l’Union Européenne à une organisation (y compris l’une de nos filiales) dans un pays dont la protection des données personnelles n’a pas été jugé « équivalente » par la Commission Européenne ou adéquate (selon les lois applicables en matière de protection des données), nous prendrons des mesures pour nous assurer que vos  données personnelles sont adéquatement protégées, par exemple, via l’utilisation des clauses contractuelles standards approuvées par la Commission Européenne ou en nous appuyant sur d’autres mécanismes de transfert de données disponibles en vertu des lois applicables. 

Nous avons décidé d’auto-certifier Samsara dans le cadre des Privacy Shields UE-USA et Suisse-USA, mais nous avons également signé les clauses contractuelles standards approuvées par la Commission Européenne pour assurer une protection adéquate lors de ces transferts dans l'hypothèse où le Privacy Shield serait invalidé en tant que mécanisme de transfert. Vous pouvez demander des informations supplémentaires sur ces mécanismes de transfert en exerçant vos droits, tels que détaillés ci-dessous. Veuillez noter que les mécanismes du Privacy Shield ont été développés spécifiquement pour établir un moyen pour les entreprises de se conformer aux exigences en matière de protection des données personnelles lors de transferts depuis l’Union Européenne vers les États-Unis.

Samsara et le cadre du Privacy Shield

• Concernant la collecte, l'utilisation et la conservation des données personnelles transférées depuis l’Union Européenne, le Royaume-Uni et la Suisse vers les États-Unis, Samsara est conforme au Privacy Shield UE-États-Unis et au Privacy Shield Suisse-États-Unis tel que défini par le Département Américain du Commerce. Samsara a certifié au Département du Commerce qu'elle adhère aux principes du Privacy Shield. S’il y a un conflit entre les termes de cette politique de traitement des données personnelles et les principes du Privacy Shield, les principes du Privacy Shield prévaudront. Pour en savoir plus sur le programme du Privacy Shield et pour consulter notre certification, veuillez visiter www.privacyshield.gov.

• Toutes les données personnelles soumises à la présente politique de traitement et reçues d'individus qui résident dans l'Union Européenne, au Royaume-Uni et en Suisse sont couvertes par la participation de Samsara au Privacy Shield, sauf si elles sont régies par un autre mécanisme de transfert adéquat tel que détaillé dans les présentes. Samsara se conformera aux principes du Privacy Shield en ce qui concerne ces données personnelles.

• Samsara est responsable des données personnelles reçues dans le cadre du Privacy Shield et transférées ultérieurement à un tiers tel que décrit dans les principes du Privacy Shield situé à l’adresse https://www.privacyshield.gov/EU-US-Framework. Conformément au Privacy Shield, Samsara reste responsable du transfert de données personnelles à des tiers agissant en tant qu’agents, à moins que nous ne puissions prouver que nous n'avons pas participé aux événements à l'origine d’un dommage.

• Samsara s'engage à résoudre les plaintes concernant vos données personnelles et notre collecte ou utilisation de vos données personnelles en application des principes du Privacy Shield UE-États-Unis et du Privacy Shield Suisse-États-Unis. Les individus de l'Union Européenne, du Royaume-Uni ou de la Suisse ayant des demandes ou des plaintes concernant la présente politique de traitement sont priés de nous contacter en premier lieu en utilisant les informations de contact ci-dessous.

• Samsara s'est en outre engagée à coopérer avec le panel établi par les autorités de protection des données personnelles de l'UE (DPA) et le Commissaire Fédéral Suisse pour la Protection des Données et Informations (FDPIC) concernant les plaintes non résolues relatives au Privacy Shield concernant les données relatives aux ressources humaines transférées de l'UE et de la Suisse dans le contexte de la relation de travail.

• Comme expliqué plus en détail dans les principes du Privacy Shield, une option d'arbitrage contraignante est également à votre disposition afin de traiter les réclamations résiduelles non résolues par un autre moyen. Samsara est soumise aux pouvoirs d'enquête et d'exécution de la Commission Américaine Fédérale du Commerce (US FTC).

6. Vos choix et vos droits (candidats de l’Union Européenne et du Royaume-Uni uniquement)

Vous disposez éventuellement du droit de demander à Samsara une copie de vos données personnelles; de corriger, supprimer ou restreindre le traitement de vos données personnelles; et d’obtenir les données personnelles que vous fournissez dans un format structuré et lisible par machine. En outre, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances (en particulier lorsque nous n’avons pas à traiter les données pour répondre à une exigence contractuelle ou autre exigence légale). Lorsque nous avons demandé votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Si vous demandez à retirer votre consentement au traitement de vos données par Samsara, cela n’affectera aucun traitement qui a déjà eu lieu à ce moment-là.

Ces droits peuvent être limités en vertu des lois applicables en matière de protection des données, par exemple si l’exécution de votre demande révèle des données personnelles sur une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des renseignements que nous devons conserver en application de la loi ou que nous avons un intérêt légitime impérieux à conserver. Si vous avez des préoccupations non résolues, vous avez le droit de porter plainte auprès d’une autorité de protection des données. En France, il s’agira de la CNIL. Les coordonnées de chaque autorité de protection des données se trouvent sur ce site Web. Vous pouvez également soulever toutes vos préoccupations en communiquant avec notre délégué à la protection des données personnelles à l’adresse dpo@samsara.com.

7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Si vous réussissez: nous ne conserverons vos données personnelles que tant que nous en aurons besoin pour l’intérêt légitime de Samsara conformément à la loi applicable, aux fins du processus relatif au stage et/ou au recrutement et, une fois ce processus terminé, pour une période appropriée afin de pouvoir traiter toutes les réclamations légales liées au processus de candidature. Après cette période, nous prendrons des mesures pour supprimer vos données personnelles ou les conserver dans une forme qui ne vous identifie plus. Si vous devenez un employé de Samsara, les renseignements personnels pertinents que vous fournissez feront partie de votre dossier d’employé et peuvent être utilisés plus tard pour la gestion de la relation d’emploi.

Si vous n’avez pas réussi : nous conserverons vos données personnelles pendant 12 mois après vous avoir notifié de l’absence de succès de votre candidature chez nous.

8. Mises à jour de cette notice

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette notice à tout moment, et nous vous fournirons une nouvelle notice lorsque nous ferons des mises à jour substantielles. De temps à autres, nous pouvons également vous informer différemment du traitement de vos données personnelles.

9. Contactez-nous

Le « responsable du traitement » (tel que défini dans le RGPD) pour vos données personnelles sera Samsara Networks Inc. Si vous avez des questions concernant nos pratiques en matière de protection des données personnelles ou si vous souhaitez examiner ou mettre à jour vos données personnelles, vous pouvez nous envoyer un courriel à privacy@samsara.com. Sinon, vous pouvez également nous contacter par écrit à l’une des adresses suivantes: 

Samsara Inc. Attention: Legal Department – Privacy Issues 350 Rhode Island Street, 4th Floor, South Building, San Francisco, CA 94103 USA

Samsara Networks Limited (Représentant au Royaume-Uni) Floor 4 1 Alie Street London E1 8DE United Kingdom

Samsara Deutschland GmbH (Représentant RGPD UE) Maximiliansplatz 22 c/o Bird & Bird LLP 80333 München Germany