Como administrador de flota, obtener visibilidad sobre la eficiencia de la operación de tu flota a veces puede ser un desafío. Un sistema de gestión de flota puede ayudarte al darte acceso a datos claros y procesables sobre los vehículos de toda tu flota.

Una solución de administración de flota de vehículos es un software que proporciona información basada en datos sobre el rastreo satelital de vehículos, las horas del motor, la seguridad, el mantenimiento del vehículo que está por venir, y más. El software está diseñado para aliviar la carga sobre los hombros del administrador de la flota, lo que ayuda a reducir costos, agilizar los flujos de trabajo y automatizar más procesos dentro de las operaciones de tu flota.

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¿Cómo puede ayudarte el software de administración de flota de vehículos?

Un sistema integral de administración de flotas puede brindarte una visión más completa sobre el rendimiento de tu flota.

Con una solución de software de administración de flotas, los gerentes de flotas pueden localizar rápidamente sus vehículos, monitorear las condiciones del tráfico, reducir los costos de combustible al monitorear el tiempo de inactividad y ayudar a prevenir accidentes y mejorar el rendimiento del conductor para ahorrar miles de dólares en toda su flota.

Un sistema integral de administración de flotas te permite profundizar en tus datos, proporcionando información procesable para ayudarte a ahorrar tiempo y dinero.

Una buena solución de administración de flota presentará los datos de forma clara e intuitiva, ayudándote a identificar tendencias que anteriormente podrían haber pasado desapercibidas. Luego puedes filtrar esos datos para detectar ineficiencias de combustible, identificar problemas en tu programa de seguridad o encontrar nuevas formas para aumentar la satisfacción del cliente.

Por ejemplo, al utilizar el sistema de administración de flotas de Samsara para monitorear el tiempo de inactividad y el uso de combustible, Drew Newstrom, el Especialista en Automóviles y Equipos de la Ciudad de Fort Lauderdale, pudo reducir el consumo de combustible de su flota en 5%, lo que equivale aproximadamente a $70.500 dólares en ahorros en un período de seis meses.

¿Qué características debe incluir tu software de administración de flota?

Un sistema de administración de flotas que sea íntegro, intuitivo y fácil de usar puede ser invaluable para flotas de todos los tamaños. Al elegir un software de administración de flota, es importante asegurarse de que tenga las características que tu empresa necesita. Al considerar tus opciones, debes estar atento a lo siguiente:

1. Rastreo Satelital GPS

Si eres un administrador de flota que intenta rastrear su flota y planificar rutas de vehículos, es importante que te asegures de que el software de administración de tu flota incluye GPS satelital.

Los rastreadores con Sistema de Posicionamiento Global (GPS) son dispositivos que te ayudan a rastrear las ubicaciones de los vehículos y mostrar esas ubicaciones en un mapa, al igual que Google Maps puede encontrar y mostrarte tu ubicación cuando abres la aplicación en tu teléfono. Como administrador de flota, puedes utilizar el rastreo GPS para localizar rápidamente tus vehículos, determinar qué conductor podría estar más cerca de un trabajo o incluso ayudar a tus conductores a evitar el tráfico y los accidentes.

Pero mientras que la mayoría de los rastreadores GPS solo ofrecen una ruta de navegación (con la ubicación del vehículo solo actualizándose cada cinco o diez minutos), Samsara incluye visibilidad en vivo de la ubicación del vehículo. Algunos softwares de administración de flotas incluso te permitirán establecer zonas predefinidas, o geocercas, y proporcionar alertas en tiempo real en caso de que un vehículo ingrese o salga de una de estas áreas.

Consejo profesional: pregúntale a tu proveedor de software de administración de flotas con qué frecuencia se actualizan sus rastreadores GPS con la ubicación de tu vehículo y si ofrecen rastreo de ubicación del vehículo en tiempo real.

2. Rendimiento de la ruta

Como administrador de flota que busca reducir costos, una de las formas más fáciles de hacerlo es mediante el uso de un software de rastreo de flota para determinar las rutas más eficientes que debe tomar cada conductor.

El uso de una solución de software para analizar el rendimiento de tus rutas anteriores puede ayudarte a planificar las rutas de forma más eficiente en cuanto al combustible y el tiempo, para mejorar tus entregas futuras y predecir mejor los tiempos de salida y llegada.

Consejo profesional: busca soluciones de administración de flotas que comprendan tus necesidades y prioricen la facilitación de tu trabajo. Por ejemplo, puedes utilizar la solución de administración de flotas de Samsara para ver el rendimiento de las rutas en tiempo real. Puedes ver si una ruta se ejecuta según lo programado o si se está completando una parada, así como los tiempos estimados de llegada que se actualizan en función del tráfico en vivo y los datos de accidentes.

Una vez que se completa una ruta, puedes regresar y comparar tu ruta planificada con la ruta real que tomó el conductor. Esta característica te permite investigar si tus conductores pudieron mantenerse en el camino y realizar entregas a tiempo, para que así puedas ajustar los planes para tus rutas futuras en función de tus aprendizajes.

3. Mantenimiento y diagnóstico

¿Cuánto dinero pierde tu negocio cada vez que se saca un vehículo de la carretera para ejecutar reparaciones inesperadas?

Ya sea debido a accidentes o al desgaste habitual del uso diario, el tiempo de inactividad del vehículo y el mantenimiento de la flota son algunas de las realidades inevitables que enfrentan los administradores de flota. Pero como administrador de flota, puedes estar preparado y anticipar el tiempo de inactividad, o ser sorprendido por los incidentes.

El tiempo de inactividad inesperado cuesta más que sólo el precio de las piezas de repuesto: no solo pierdes horas o días de trabajo, sino que también corres el riesgo de molestar a los clientes, dañar la carga (si transportas alimentos o bebidas) y además los conductores pierden sus pagos.

Las mejores soluciones de administración de flotas se conectarán directamente con el puerto OBD de tu vehículo y extraerán automáticamente los datos del motor, como el uso de combustible, la temperatura del refrigerante, el voltaje de la batería y el estado de salud del vehículo. Con Samsara, puedes configurar el software para que te avise cuando llegue el momento del mantenimiento preventivo en función del tiempo transcurrido desde el último chequeo de servicio o el kilometraje, o simplemente recibir una alerta si algo sale mal.

Consejo profesional: deseas que tu solución de gestión de flotas pueda controlar el estado del vehículo, y predecir la necesidad de mantenimiento y los costos futuros por mantenimiento. El Terminal Telemático Vehicular de Samsara se conecta directamente al puerto OBD de tu vehículo y la instalación tarda menos de 10 minutos. Samsara puede extraer códigos de falla del motor, brindándole a los gerentes de mantenimiento de la flota información más profunda sobre el estado de su flota para ayudarlos a disminuir el tiempo de inactividad del vehículo.

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4. Seguridad de accidentes

Como administrador o propietario de la flota, mantener a tus conductores seguros en la carretera puede ser una prioridad importante. A veces, los accidentes pueden parecer una parte inevitable de la administración de una flota, pero el uso de un sistema de gestión de la flota puede ayudarte a identificar y prevenir varias de las principales causas de accidentes en la carretera, como la velocidad o la conducción agresiva.

El uso del software de gestión de flotas y la implementación de un programa de seguridad para el conductor no solo pueden ayudar a tus conductores a incrementar la seguridad, sino también a reducir los costos relacionados con el desgaste del vehículo. Las cámaras para auto también pueden ser una fuente de información increíblemente valiosa para los gerentes de flotas enfocados en mejorar la seguridad de la flota, al capturar imágenes de la carretera y proporcionar evidencia en video en caso de un accidente.

Consejo profesional: busca un sistema de gestión de flota que priorice la seguridad e incluya cámaras de tablero y otras características centradas en la seguridad que pueden ayudar a mantener a tus conductores seguros en la carretera.

Samsara le ofrece a los administradores de flotas el Reporte de Seguridad de Samsara, que recopila los datos de accidentes e incidentes severos recopilados por las cámaras de tablero y el Terminal Telemático Vehicular de Samsara. Luego utiliza esos datos para asignarle un puntaje de seguridad a cada conductor. Estos puntajes pueden ayudar a los gerentes de flota a identificar fácilmente cuáles de sus conductores podrían beneficiarse de un entrenamiento adicional.

Las cámaras de tablero de doble cara de Samsara capturan videos en alta definición de la carretera, así como videos del conductor en la cabina. También van un paso más allá de otras cámaras al usar la tecnología con inteligencia artificial para identificar comportamientos peligrosos del conductor, como por ejemplo cuando están distraídos o somnolientos. También señalan y cargan instantáneamente incidentes severos al conducir, como accidentes, aceleraciones bruscas o frenadas repentinas. Esto significa que cuando ocurren incidentes, los gerentes de flotas pueden ver de inmediato lo que sucedió y pueden usar las imágenes para entrenar o exonerar a conductores inocentes.

5. Consumo de combustible y tiempo de espera del vehículo

Quizás, como era de esperarse, el combustible es a menudo uno de los mayores gastos para cualquier flota.

Esto significa que es importante optar por un software de administración de flotas que pueda ayudarte a identificar áreas en las que tu flota puede ser más eficiente en cuanto al consumo de combustible. Tu solución de administración de flota también debería ayudarte a rastrear y reducir el tiempo de inactividad del vehículo. El tiempo de espera o inactividad puede ser increíblemente costoso para las flotas, mientras mayor sea el consumo de combustible, mayor será la necesidad de mantenimiento del vehículo e incluso el impacto ambiental de las emisiones innecesarias liberadas por el vehículo.

Consejo profesional: considera las soluciones de administración de flotas que reconocen el valor de monitorear el consumo de combustible y el tiempo de inactividad. Por ejemplo, el reporte de Uso de Combustible de Samsara muestra, no solo el uso de combustible de todos los vehículos de tu flota, sino que también te informa el nivel de combustible actual, el costo estimado y el tiempo de inactividad de cada vehículo. Si deseas identificar cuál de tus conductores usa más combustible o pasa más tiempo inactivo, también puedes ordenar los datos por conductor.

Al analizar el consumo de combustible en tu flota, puedes ayudar a tus conductores a reducir el uso de combustible al planificar rutas más eficientes y entrenarlos para reducir el tiempo de inactividad.

Cómo elegir el mejor software de administración de flotas

Con una gama de soluciones de administración de flotas en el mercado, puede ser difícil elegir la que mejor se adapte a tus necesidades comerciales.

Un buen software de administración de flotas no solo debe ofrecerte las características clave enumeradas anteriormente, sino que también debe ser fácil de usar, integrarse fácilmente con otras aplicaciones y sistemas, y proporcionar regularmente nuevas actualizaciones y características. Revisemos más a detalle lo que eso significa.

1. Facilidad de uso

El software de administración de tu flota debería permitirte aumentar la eficiencia operativa de tu flota y ayudarte a ahorrar tiempo. Esto significa que el software de gestión de flota que elijas debe ser fácil de instalar, intuitivo y facilitarte el acceso rápido a la información que necesitas.

La solución de administración de flotas de Samsara, por ejemplo, se centra en Terminal Telemático, que tiene aproximadamente el tamaño de una baraja de cartas, se conecta directamente al puerto OBD de su vehículo y está diseñado para instalarse en solo minutos.

Los datos recopilados por el Terminal Telemático se presentan luego en un panel fácil de usar, desde el cual los gerentes de flota pueden verificar la ubicación de sus vehículos, notificar a los conductores sobre las condiciones cambiantes del tráfico y acceder a informes como el reporte de Análisis de Ruta para analizar el desarrollo de la ruta.

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2. Integraciones

Una solución de administración de flota que te permita integrar múltiples sistemas puede ayudarte a estar seguro de que no falte información importante.

Samsara ofrece una interfaz de programación abierta de aplicaciones que facilita la integración con herramientas de terceros para enrutamiento, nómina, facturación, software de recursos humanos y más. Si ya estás utilizando un software de enrutamiento como Transfinder, por ejemplo, puedes integrarlo fácilmente con el software de administración de flotas de Samsara. Samsara importará automáticamente tus rutas desde Transfinder, lo que te permitirá analizar el rendimiento de tus rutas ya planificadas (utilizando el Reporte de Rutas Planificadas vs. Reales), investigar el rendimiento del conductor y mucho más.

Esto te brinda una visión consolidada sobre todos los datos relevantes para las operaciones de tu flota, lo que a su vez permite un mayor nivel de visibilidad y control con una mínima intervención manual.

3. Información de los datos

Si bien la implementación de un sistema de administración de flotas puede brindarte acceso a una gran cantidad de datos útiles sobre tu flota, a veces una avalancha de datos sin contexto puede ser abrumadora. Es imperativo encontrar una solución de administración de flota que pueda ayudarte a interpretar esos datos y hacerlos accionables.

Varios proveedores de telemática capturan información sobre el estado del vehículo, la ubicación y las necesidades de mantenimiento, pero Samsara presenta los datos a través de un panel intuitivo y fácil de usar. El panel de control te permite ver y ordenar tus datos para responder cualquier pregunta que puedas tener sobre tu flota.

Puedes usar el panel de control para ver cuántas horas tiene cada conductor cuando planificas las asignaciones de trabajo, establecer alertas personalizadas que te notifiquen si un conductor supera el límite de velocidad establecido o usar etiquetas para filtrar fácilmente tus informes. Por ejemplo, si administras una empresa de entrega a nivel nacional, puedes etiquetar vehículos o activos específicos por ciudad ("Austin" o "Denver") o por región ("Noroeste" o "Sureste"). Estas etiquetas harán que sea más fácil filtrar y ver tus datos, permitiéndote rastrear equipos o comparar diferentes áreas.

Si la seguridad es tu prioridad, Samsara también le proporciona a los administradores de flotas una Buzón de Seguridad para ayudar a optimizar los flujos de trabajo relacionados con la seguridad. Aquí es donde puedes encontrar una lista de todos los incidentes relacionados con la seguridad recopilados por las cámaras de tablero y el Terminal Telemático de Samsara, y revisar el material asociado con cada evento. Luego puedes elegir descartar el evento o marcarlo para tomar acciones de seguimiento, como entrenar a un conductor que muestra un comportamiento peligroso.

4. Aplicación móvil del conductor

Tus conductores siempre están en movimiento, pero aún son responsables de completar las tareas clave antes, durante y después de sus viajes. Esto incluye administrar sus horas de conducción y asegurarse de que estén en el camino correcto para realizar entregas a tiempo.

Puede ser útil buscar una solución telemática que ofrezca una aplicación móvil que le permita a tus conductores acceder a la información que necesitan mientras están en la carretera.

Digamos, por ejemplo, que acabas de recibir un nuevo trabajo urgente. Al usar el panel de Samsara, puedes ver rápidamente la ubicación de todos tus vehículos y asignarle el trabajo al conductor más cercano.

El conductor recibe una notificación del nuevo trabajo, junto con cualquier actualización de tráfico o ruta, a través de la aplicación del conductor (Samsara Driver), y de acuerdo a eso puede planificar qué hacer. Los conductores también pueden usar la aplicación móvil para crear registros de servicio, acceder a los comprobantes de entrega, y ver sus puntajes de seguridad.

El panel intuitivo de Samsara y la familia de productos integrados están ayudando a los administradores de flotas a mantener su flota conectada y les brinda una mayor visibilidad de sus operaciones diarias.

Para obtener más información sobre cómo la solución de software de administración de flotas de Samsara puede ayudarte, pregúntanos acerca de nuestra prueba gratuita.

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