Código de conducta para socios comerciales de Samsara

Introducción

Samsara está comprometida a tomar acciones conforme a nuestra misión y principios culturales. Creemos que actuar con los estándares de ética más altos, no solo es lo correcto, sino que también nos ayuda a conseguir el éxito a largo plazo. Samsara valora mucho las relaciones con sus socios comerciales y proveedores, y como proveedor de servicios de confianza de Samsara, usted desempeña un papel fundamental que nos permite cumplir nuestros compromisos con nuestros clientes, nuestros empleados y nuestras comunidades. 

Esperamos que nuestros socios comerciales demuestren un compromiso con estándares de ética similares. Este Código de conducta para socios comerciales (en adelante, el «Código») establece los requisitos de Samsara para que nuestros socios comerciales, proveedores y prestadores de servicios, así como sus subsidiarias, filiales, subcontratistas y proveedores de nivel superior (en adelante, los «Socios Comerciales») (i) fomenten y faciliten la misión de Samsara de aumentar la seguridad, la eficiencia y la sostenibilidad de las operaciones que impulsan nuestra economía y (ii) acaten los valores culturales de Samsara que buscan el impacto en el cliente, el éxito en equipo, la mejora continua y la construcción a largo plazo.

Samsara podrá solicitar, y los Socios Comerciales deberán proporcionar a Samsara con prontitud, una autoevaluación en cuanto a su apego al presente Código. El cumplimiento de este Código por parte de los Socios Comerciales puede estar sujeto a una auditoría realizada por Samsara, y Samsara puede decidir tomar las medidas adecuadas cuando los Socios Comerciales dejen de apegarse al texto o al espíritu de este Código. Si durante el transcurso de nuestra relación comercial surge alguna situación que pudiera afectar su capacidad para prestarnos un servicio que se ajuste a nuestros valores culturales o a este Código, póngase en contacto con nuestro Comité de Ética y Privacidad en bpcodeofconduct@samsara.com. No cumplir con los principios y estándares establecidos en este Código puede ser motivo suficiente para que Samsara termine su relación o acuerdo con nosotros.

Compromiso con la ética y el cumplimiento 

Samsara opera en estricto cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones aplicables, independientemente del tipo de servicio que proporcionemos, o del lugar donde se ofrezca. Para ayudar a garantizar el cumplimiento, debemos mantener un programa de ética y cumplimiento estricto, que sea la piedra angular de nuestro Código de conducta interno. Como condición de empleo, todos los empleados deben certificar nuestro Código de conducta interno, junto con otras políticas de la empresa. 

Este Código debe leerse junto con las leyes aplicables y los acuerdos contractuales pertinentes. Los Socios Comerciales deben cumplir con todas las leyes, regulaciones y normas de la industria aplicables en el lugar en el que cada uno de dichos Socios Comerciales está ubicado y realiza sus actividades. 

Además, los Socios Comerciales deben cumplir con las Convenciones de las Naciones Unidas aplicables, y tienen el deber de proteger y salvaguardar la información confidencial y los datos personales y tomar precauciones antes de compartirlos con una persona. Todos los Socios Comerciales deberán respetar todos los derechos de propiedad intelectual de Samsara y de terceros. 

Si el cumplimiento de alguna de las disposiciones de este Código pudiera dar lugar a una infracción legal o reglamentaria, los Socios Comerciales deben cumplir la ley o regulación aplicable. En caso de conflicto entre el Código y un acuerdo con un Socio Comercial, prevalece el acuerdo.

Leyes & Ética

En Samsara, estamos comprometidos a mantener los más altos estándares de conformidad, ética, honestidad e integridad, y buscamos relaciones comerciales basadas en la confianza, la transparencia y la responsabilidad mutua. Los Socios Comerciales deben acatar los mismos valores en sus operaciones comerciales, incluso a través de:

• Regalos e integridad empresarial: esto incluye cumplir con las normas de la Ley de los Estados Unidos sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero (U.S. Foreign Corrupt Practices Act, FCPA), la Ley Antisoborno del Reino Unido y otras leyes contra el soborno y la corrupción, evitar los conflictos de intereses (percibidos), permitir prácticas de mantenimiento de registros y divulgación precisas y completas, competir de forma justa y ética con los negocios de Samsara, proteger la reputación de Samsara o la propiedad que se les confía. Los Socios Comerciales deberán tener políticas relacionadas con los negocios con Samsara que prohíban dar y aceptar regalos (por ejemplo, dinero en efectivo o equivalentes de dinero en efectivo, incluido el entretenimiento, tarjetas de regalo, descuentos de productos y actividades no comerciales) y un proceso para investigar y reportar las violaciones de dichas políticas.

• Cumplimiento de las leyes de delitos corporativos: Esto incluye el cumplimiento de la Ley de Finanzas Criminales del Reino Unido y otras leyes de evasión fiscal, y asegurarse de que sus propios empleados, agentes y socios comerciales cumplan con dichas leyes.

• Protección de la propiedad intelectual: los Socios Comerciales deberán respetar los derechos de propiedad intelectual y salvaguardar la información de los clientes. Los Socios Comerciales gestionarán la tecnología y los conocimientos técnicos de manera que se protejan los derechos de propiedad intelectual.

• Protección de los denunciantes y quejas anónimas: los Socios Comerciales deben garantizar que los trabajadores dispongan de un mecanismo eficaz para comunicar sus quejas y que facilite la comunicación abierta entre la gerencia y los trabajadores. Los Socios Comerciales también evitarán y abordarán cualquier tipo de represalia contra los empleados que de buena fe planteen o denuncien problemas, y pondrán en marcha mecanismos para investigar de forma rápida y exhaustiva, de acuerdo con la legislación aplicable, cualquier queja de este tipo.

• Responsabilidad en la cadena de suministro: los Socios Comerciales deben trabajar con sus propios socios comerciales para promover una conducta empresarial que se ajuste a este Código y hacer que sus subcontratistas y agentes cumplan con los estándares y prácticas contempladas en este Código. 

• Uso de información privilegiada: como Socio Comercial, puede que se le confíe información que aún no se ha divulgado (o que nunca se divulgue) al público. Esta información podría afectar nuestra valoración, o la cotización en bolsa o la valoración de otras empresas. Nuestros estándares de ética (y la ley) le prohíben estrictamente actuar en base a dicha información. Esto se aplica no solo a usted y a sus trabajadores directamente, sino también a sus familiares, amigos u otras personas que podrían estar en posición de tomar decisiones de inversión basadas en la información. Si usted tiene acceso a dicha información, se espera que la mantenga confidencial y que la maneje con extremo cuidado y discreción. 

Entidades gubernamentales estatales, locales y educativas (State, local and education, SLED) 

Las entidades gubernamentales confían en Samsara para proteger su información vital. Aunque actuamos con el más alto nivel de integridad con todos nuestros clientes, el servicio a la administración pública suele conllevar obligaciones adicionales que, como nuestro Socio Comercial de confianza, pueden recaer sobre usted. Al prestar servicios en nombre de Samsara a los gobiernos federales, estatales o locales, puede estar sujeto a requisitos específicos relacionados con los salarios, las horas, las condiciones de trabajo, la fijación de precios, las donaciones, los grupos de presión, los conflictos de interés o el manejo adecuado de la información. También puede haber requisitos operativos especiales o restricciones sobre qué personas están calificadas (o autorizadas) para prestar servicios. Es su responsabilidad comprender y apegarse a los compromisos de cumplimiento involucrados en el servicio a la administración pública, ya sea que se apliquen a usted directamente por ley o a través de su contrato con Samsara. 

Privacidad, confidencialidad y protección de datos

Samsara mantiene la seguridad y la privacidad de la información al más alto nivel e invierte continuamente en nuestra infraestructura y procesos para proporcionar a nuestros clientes las soluciones más seguras de la industria, como se detalla en nuestra página de Compromiso con la protección de la privacidad del cliente. Nos comprometemos a ser transparentes sobre nuestras prácticas de seguridad de la privacidad. El programa de seguridad de primera clase de Samsara se centra en el concepto de defensa en profundidad: asegurar nuestra organización y los datos de nuestros clientes, en múltiples capas. 

Cuando usted maneja información en nuestro nombre, ya sea de nuestros empleados o clientes, le requerimos que la mantenga confidencial, que la utilice solo para los fines autorizados y que aplique niveles de protección de datos similares a los nuestros, y nunca por debajo de las obligaciones legales, contractuales u otras obligaciones vinculantes que puedan corresponderle. 

Como parte de este compromiso, se le puede requerir que mantenga (y demuestre) controles físicos, técnicos y administrativos eficaces sobre la privacidad y la seguridad de los datos que maneja. Dependiendo de los servicios que preste y de la información que maneje en nuestro nombre, también se le puede requerir que aplique medidas de seguridad adicionales adecuadas. 

Derechos laborales, de empleo y derechos humanos

Samsara está comprometida con la protección de los derechos laborales, de empleo y los derechos humanos, como se detalla particularmente en su Declaración sobre la Esclavitud Moderna. Samsara respeta las normas incorporadas en los convenios de la Organización Internacional del Trabajo («OIT») y en la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas («DUDH»), y espera que sus Socios Comerciales actúen de acuerdo con ellas. 

Los Socios Comerciales deben actuar conforme a los siguientes principios rectores:

• Ausencia de discriminación, acoso o abuso, tanto dentro de su propia organización, como al interactuar con partes externas, como los empleados de Samsara. Samsara promueve y espera que sus Socios Comerciales promuevan la igualdad de oportunidades de empleo para todas las personas, sin discriminación, acoso, abuso, castigo corporal o trato inhumano, en estricta conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.

• Libertad de elección de empleo: Samsara espera que sus Socios Comerciales actúen conforme a todas las regulaciones aplicables sobre esclavitud moderna. Samsara no tolerará el trabajo involuntario o forzado, ni la trata de personas.

• Ausencia de trabajo infantil, protección para trabajadores jóvenes y estudiantes: Samsara no tolera el uso de mano de obra infantil. Los Socios Comerciales están obligados a contratar trabajadores que tengan la edad mínima para trabajar en el país donde se realiza el trabajo. 

• Cumplimiento de las leyes sobre salarios y horarios de trabajo: Samsara exige a todos sus Socios Comerciales que proporcionen un salario digno a sus trabajadores que les permita disfrutar condiciones de vida aceptables. No se puede exigir a los trabajadores que trabajen más de la cantidad de horas máxima permitida por las leyes y regulaciones locales. Las horas extras deben realizarse con el consentimiento previo de la persona y deben compensarse adecuadamente según lo establecido por la legislación local.

• Libertad de asociación y negociación colectiva: los Socios Comerciales deben permitir libremente los derechos legales de los trabajadores a asociarse con otros, formar organizaciones de su elección y unirse (o abstenerse de unirse) a ellas, y negociar colectivamente, sin interferencias, discriminación, represalias o acoso. Los trabajadores no deben ser penalizados o sometidos a acoso o intimidación por el ejercicio no violento de su derecho a formar dichas organizaciones legales, unirse o abstenerse de unirse a ellas.

• Trato de las personas con respeto y dignidad: esto incluye estar junto a Samsara para priorizar la seguridad, el bienestar y la dignidad de todas las personas, cuyo talento y trabajo duro ayudan a Samsara a ofrecer los mejores productos y servicios de su clase.

A sabiendas, Samsara no apoyará a ningún Socio Comercial involucrado en actividades que vayan en contra del texto o del espíritu de los principios mencionados anteriormente ni hará negocios con él. Deben establecerse procedimientos adecuados en la organización del Socio Comercial y aplicarse para tratar los incumplimientos de estos principios y normas mencionados.

Diversidad e inclusión 

Samsara se dedica a construir un lugar de trabajo diverso, equitativo e inclusivo, y la forma en que pretendemos hacerlo se detalla en la página web dedicada a la diversidad de Samsara. Los Socios Comerciales deben acatar este compromiso.

Samsara también espera que sus Socios Comerciales no discriminen durante la selección, contratación o prácticas de empleo basadas particularmente en la raza, color, edad, sexo, género, identidad de género, expresión de género, orientación sexual, estado civil, etnia, origen nacional, casta, discapacidad, información genética, condición médica, embarazo, religión, afiliación política, pertenencia a un sindicato, condición de veterano o la apariencia física. Además, Samsara espera que sus Socios Comerciales demuestren un compromiso para identificar, medir y mejorar una cultura de diversidad, igualdad e inclusión a través de todos los aspectos de la gestión del lugar de trabajo.

Salud y seguridad

Uno de los principios fundamentales de Samsara es aumentar la seguridad de las operaciones que impulsan nuestra economía. Los Socios Comerciales deben actuar conforme a los siguientes principios rectores:

• Cumplir y gestionar los requisitos de seguridad y salud en el trabajo: todos los Socios Comerciales deben proporcionar y mantener un entorno de trabajo seguro e integrar políticas de seguridad y salud confiables para llevar a cabo sus actividades. Sus locales e instalaciones deben cumplir los requisitos legales y reglamentarios pertinentes, lo que incluye la obtención de todos los permisos, aprobaciones, autorizaciones y certificaciones necesarios. 

• Estar preparados para situaciones de emergencia: los Socios Comerciales deben asegurarse de que sus oficinas e instalaciones de planta cuenten con un plan de respuesta ante emergencias adecuado. 

• Gestionar incidentes: los Socios Comerciales deberán contar con un sistema para que los trabajadores notifiquen los incidentes de salud, seguridad y cuasi accidentes. Deberán tener también un sistema para investigar y gestionar dichos informes, y hacer un seguimiento de ellos. Los Socios Comerciales aplicarán planes de acción correctiva para mitigar los riesgos, proporcionar el tratamiento médico necesario y facilitar la vuelta al trabajo de los trabajadores.

Medioambiente

Uno de los principios fundamentales de Samsara es la construcción a largo plazo y la sostenibilidad es un elemento clave para lograrlo. Como se detalla en la página web dedicada a la sostenibilidad de Samsara, esta se compromete a fabricar los mejores productos de su clase que ayuden a sus clientes a reducir su huella ambiental, y tiene el mismo objetivo para sus propias prácticas empresariales. Los Socios Comerciales deben aplicar normas adecuadas para proteger el medioambiente y actuar de acuerdo con los siguientes principios rectores:

• Cumplimiento de las normas, regulaciones y leyes medioambientales aplicables: los Socios Comerciales deben conocer y cumplir las leyes pertinentes a las actividades del Socio Comercial para todo el ciclo de abastecimiento y producción: abastecimiento de materiales, fabricación, logística y eliminación. Esto incluye la obtención de los permisos necesarios y el cumplimiento de los requisitos de presentación de informes.

• Mitigación y gestión de residuos: se espera que los Socios Comerciales manejen los residuos de forma responsable y cuenten con procesos de gestión de residuos peligrosos y no peligrosos por separado.

• Recursos eficientes: se espera que los Socios Comerciales tomen medidas para comprender sus riesgos climáticos, minimizar su impacto medioambiental y aplicar políticas para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero. También se espera que los Socios Comerciales apliquen activamente procesos para reducir, reutilizar y reciclar materiales a través de todos sus ciclos de producción o servicio.

• Abastecimiento responsable de materiales: los Socios Comerciales deben contar con políticas que garanticen de forma razonable que los materiales utilizados para ayudar a fabricar los productos de Samsara no benefician directa o indirectamente a grupos armados u otros esfuerzos ilegales o perjudiciales. Esto incluye el cumplimiento del Reglamento de minerales de conflicto de la UE y el artículo 1502 de la Ley Dodd-Frank, en su versión modificada.

Selección y subcontratación de Socios Comerciales

Los procedimientos de evaluación y selección de Socios Comerciales incluyen una evaluación de las prácticas comerciales y los valores corporativos del Socio Comercial, incluidas las siguientes revisiones:

• Revisión del negocio de los Socios Comerciales: los productos y servicios que mejor se adaptan a nuestras necesidades.

• Revisión comercial: la mejor calidad frente a los gastos.

• Revisión de seguridad: revisión de la arquitectura de seguridad.

• Revisión legal: revisión de los términos y condiciones.

• Revisión financiera: revisión del valor económico y de la financiación.

Cuando proceda, Samsara podrá invitar a sus Socios Comerciales a participar en un proceso de licitación. Samsara espera que los Socios Comerciales acepten la documentación contractual estándar de Samsara, pero puede optar, a su entera discreción, por adoptar parte o la totalidad de los acuerdos de determinados Socios Comerciales.

Si, en virtud de su contrato con Samsara, se le permite delegar obligaciones a los subcontratistas, se espera (y puede ser requerido por la ley o el contrato) que realice niveles similares de diligencia debida sobre ellos, y que les transfiera todas las obligaciones legales y contractuales apropiadas (incluidas las disposiciones especiales que pueden ser requeridas cuando se prestan servicios a contratistas del gobierno, como el cumplimiento del artículo 889 de la Ley de Autorización de Defensa Nacional de 2019). Usted es entonces el responsable de controlar y hacer cumplir a sus subcontratistas las obligaciones que usted les transfiere. 

No procede la creación de derechos de terceros

Este Código no crea derechos nuevos o adicionales por parte de terceros (o sus beneficiarios), incluidos los empleados de los Socios Comerciales. Este Código complementa, pero no sustituye, los derechos y obligaciones establecidos por contrato entre Samsara y el Socio Comercial. 

Preguntas y denuncias

Si tiene preguntas sobre este Código, póngase en contacto con bpcodeofconduct@samsara.com. Si cree que un Socio Comercial ha violado este Código, o el espíritu de este, puede presentar una denuncia anónima a Samsara a través de nuestra Línea de Denuncia.