Auswahl der geeigneten Flottenmanagement-Software

Mai 6, 2022

Auswahl der geeigneten Flottenmanagement-Software

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Die zentralen Thesen

Als Flottenmanager kann es manchmal schwierig sein, einen Überblick über die Effizienz Ihrer Flotte zu erhalten. Ein Flottenmanagementsystem kann Ihnen helfen, indem es Ihnen Zugriff auf klare und aufschlussreiche Daten über die Fahrzeuge Ihrer gesamten Flotte verschafft. Eine Flottenmanagementlösung ist eine Software, die datenbasierte Einblicke in die GPS-Fahrzeugortung, die Einhaltung der Lenkzeiten, die Sicherheit, anstehende Fahrzeugwartungen und vieles mehr bietet. Die Software ist so konzipiert, dass sie den Flottenmanager entlastet und dazu beiträgt, die Kosten zu senken, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und mehr Prozesse innerhalb Ihrer Flotte zu automatisieren.

Welche Vorteile bietet Ihnen eine Flottenmanagement-Software?

Ein umfassendes Flottenmanagementsystem kann Ihnen einen umfassenderen Überblick über die Leistung Ihrer Flotte geben.

Mit einer Softwarelösung für das Flottenmanagement können Flottenmanager ihre Fahrzeuge schnell lokalisieren, die Verkehrsbedingungen überwachen, die Kraftstoffkosten durch die Überwachung der Leerlaufzeiten senken und durch eine verbesserte Leistung der Fahrer Unfälle vermeiden, wodurch sich innerhalb der gesamten Flotte Tausende von Dollar einsparen lassen.

Mit einem umfassenden Flottenmanagementsystem können Sie Ihre Daten detailliert analysieren und erhalten so aufschlussreiche Erkenntnisse, mit denen Sie Zeit und Geld sparen können.

Eine gute Flottenmanagementlösung stellt die Daten übersichtlich und intuitiv dar und hilft Ihnen, Trends zu erkennen, die für Sie ohne die Lösung nur schwer zu erkennen gewesen wären. Sie können diese Daten dann filtern, um Ineffizienzen beim Kraftstoffverbrauch zu erkennen, Lücken in Ihrem Sicherheitsprogramm aufzudecken oder neue Wege zur Steigerung der Kundenzufriedenheit zu finden

Durch den Einsatz des Flottenmanagementsystems von Samsara zur Überwachung der Leerlaufzeiten und des Kraftstoffverbrauchs konnte Drew Newstrom, seines Zeichens Automobil- und Ausrüstungsspezialist der Stadt Fort Lauderdale, den Kraftstoffverbrauch seiner Flotte innerhalb von sechs Monaten um 5 % bzw. 70.500 US-Dollar senken.

Welche Funktionen sollte Ihre Flottenmanagement-Software beinhalten?

Ein umfassendes, intuitives und einfach zu bedienendes Flottenmanagementsystem kann für Flotten jeder Größe von unschätzbarem Wert sein. Bei der Auswahl einer Flottenmanagementsoftware sollten Sie darauf achten, dass die Software genau die Funktionen bietet, die Ihr Unternehmen benötigt. Achten Sie beim Abwägen Ihrer Optionen auf die folgenden Punkte:

1. GPS-Ortung

Wenn Sie als Flottenmanager versuchen, den Überblick über Ihre Flotte zu behalten und Fahrzeugrouten zu planen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Flottenmanagementsoftware eine Funktion zur GPS-Ortung umfasst.

GPS-Tracker (GPS steht für „Global Positioning System“) sind Geräte, mit denen Sie den Standort von Fahrzeugen verfolgen und auf einer Karte anzeigen können – genau so wie Google Maps Ihren Standort findet und anzeigt, wenn Sie es auf Ihrem Handy öffnen. Als Flottenmanager können Sie die GPS-Ortung nutzen, um Ihre Fahrzeuge schnell zu lokalisieren, festzustellen, welcher Fahrer sich am nächsten an einem Einsatzort befindet, oder um Ihren Fahrern zu helfen, Staus und Unfälle zu vermeiden.

Aber während die meisten GPS-Tracker lediglich eine „Brotkrumenpfad“-Anzeige bieten (bei der der Standort des Fahrzeugs nur alle fünf bis 10 Minuten aktualisiert wird), bietet Samsara eine sekundengenaue Echtzeit-Anzeige der Fahrzeugposition. Manchmal ermöglicht Flottenmanagement-Software es Ihnen sogar, vordefinierte Zonen oder Geofences einzurichten und Echtzeitwarnungen auszugeben, wenn ein Fahrzeug einen dieser Bereiche betritt oder verlässt.

Für Jerold Bean, VP of Events and Meetings bei Windy City Limousine & Bus, war die Fahrzeugortung ohne Echtzeit-GPS ein großes Problem. Das Team hatte häufig das Problem, dass es seine Chauffeure anrufen musste, um genaue Standortinformationen zu erhalten.

Nach der Umstellung der gesamten Flotte auf die Flottenmanagementlösung von Samsara hat Windy City nun einen Echtzeitüberblick über die Standorte der Fahrzeuge, sodass sie ihren Kunden schnell genaue Ankunftszeiten mitteilen oder sie über mögliche Verspätungen informieren können.

Profi-Tipp: Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter von Flottenmanagement-Software, wie oft die GPS-Tracker den Standort Ihres Fahrzeugs aktualisieren und ob sie die Ortung des Fahrzeugs in Echtzeit anbieten.

2. Einhaltung der Lenkzeiten (Hours of Service, HoS)

Es gibt eine Reihe von Vorschriften, die Ihre Flotte kontinuierlich einhalten muss. Eine gute Softwarelösung für das Flottenmanagement kann Ihnen dabei helfen, die Einhaltung dieser Vorschriften zu erleichtern.

Eine der wichtigsten ist die Einhaltung der Lenkzeiten. Die Vorschriften zu den Lenkzeiten begrenzen die Anzahl der Stunden, die Fahrer ununterbrochen unterwegs sein dürfen, bevor sie eine vorgeschriebene Ruhepause einlegen müssen. Diese Vorschriften sollen dazu beitragen, Unfälle zu vermeiden, die durch übermüdete Fahrer verursacht werden.

Als Flottenmanager müssen Sie in der Lage sein, genaue und aktuelle Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten Ihrer Fahrer zu führen, wenn Sie hohe Geldstrafen oder in einigen Fällen den Entzug Ihrer Betriebserlaubnis vermeiden wollen.

Profi-Tipp: Fragen Sie jeden Anbieter, den Sie in Betracht ziehen, wie er Ihnen dabei helfen kann, die Vorschriften zu den Lenkzeiten einzuhalten.

Das FMCSA-registrierte ELD von Samsara wird beispielsweise direkt in den On-Board-Diagnose-Anschluss (OBD) Ihres Fahrzeugs eingesteckt und verwendet einen eingebauten WiFi-Hotspot, um Echtzeitdaten über Ihre Fahrzeuge zu übertragen, einschließlich der Dauer des Motorbetriebs, der Fahrgeschwindigkeit und anderer Diagnoseinformationen.

Fahrer können die Samsara Driver App (verfügbar für Android und iOS) verwenden, um ihre Lenkzeiten aufzuzeichnen, auf Aufzeichnungen über den Dienststatus zuzugreifen und elektronische Fahrzeuginspektionsberichte (Driver Vehicle Inspection Reports, DVIRs) auszufüllen – und zwar alles an einem Ort.

Zusammen bilden diese beiden Informationsquellen eine vollständige Lösung zur Einhaltung der für die Lenkzeiten geltenden Vorschriften, ohne dass Sie proprietäre Geräte für die Lenkzeitprotokollierung kaufen müssen.

3. Routenleistung

Als Flottenmanager, der Kosten reduzieren möchte, besteht eine der einfachsten Möglichkeiten darin, eine Flottenortungssoftware zu verwenden, um die effizientesten Routen zu ermitteln, die jeder Fahrer nehmen sollte.

Die Verwendung einer Softwarelösung zur Analyse der Leistung Ihrer bisherigen Routen kann Ihnen helfen, die kraftstoff- und zeiteffizientesten Routen für künftige Lieferungen zu planen und die Abfahrts- und Ankunftszeiten besser vorherzusagen.

Profi-Tipp: Entscheiden Sie sich für Flottenmanagementlösungen, die Ihre Anforderungen erfüllen und in erster Linie Ihre Arbeit erleichtern. Mit der Flottenmanagementlösung von Samsara können Sie zum Beispiel die Leistung von Routen in Echtzeit anzeigen. Sie können sehen, ob eine Route planmäßig verläuft oder ein Zwischenhalt eingelegt werden musste. Außerdem können Sie sich die geschätzten Ankunftszeiten anzeigen lassen, die auf der Grundlage von aktuellen Verkehrs- und Unfalldaten aktualisiert werden.

Sobald eine Route abgeschlossen ist, können Sie zurückgehen und Ihre geplante Route mit der tatsächlichen Route des Fahrers vergleichen. Mit dieser Funktion können Sie untersuchen, ob Ihre Fahrer in der Lage waren, den Zeitplan einzuhalten und pünktlich zu liefern, sodass Sie die Pläne für Ihre zukünftigen Routen auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse anpassen können.

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4. Wartung und Diagnose

Wie viel Geld verliert Ihr Unternehmen jedes Mal, wenn ein Fahrzeug für unerwartete Reparaturen von der Straße genommen wird?

Ob aufgrund von Unfällen oder regelmäßiger Abnutzung durch den täglichen Gebrauch – Fahrzeugausfallzeiten und Flottenwartung gehören zu den unvermeidlichen Realitäten, mit denen Flottenmanager konfrontiert werden. Als Flottenmanager können Sie entweder vorbereitet sein und Ausfallzeiten vorhersehen oder davon überrascht werden.

Unerwartete Ausfallzeiten kosten mehr als nur den Preis von Ersatzteilen – Sie verlieren nicht nur Stunden oder Tage an Arbeit, sondern riskieren auch verärgerte Kunden, verdorbene Fracht (wenn Sie Lebensmittel oder Getränke transportieren) und Fahrer, die nicht bezahlt werden.

Die besten Flottenmanagementlösungen stellen eine direkte Verbindung mit dem OBD-Anschluss Ihres Fahrzeugs her und rufen automatisch Motordaten wie Kraftstoffverbrauch, Kühlmitteltemperatur, Batteriespannung und Fahrzeugzustand ab. Mit Samsara können Sie die Software so einrichten, dass Sie auf Grundlage der Zeit seit der letzten Wartung oder des Kilometerstands benachrichtigt werden, wenn es Zeit für eine vorbeugende Wartung ist. Sie werden aber auch dann benachrichtigt, wenn irgendetwas nicht stimmt.

Profi-Tipp: Sie sollten darauf achten, dass Ihre Flottenmanagementlösung in der Lage ist, den Zustand des Fahrzeugs zu überwachen und den Bedarf an Fahrzeugwartung und anstehenden Wartungskosten vorherzusagen. Das Fahrzeug-Gateway von Samsara wird direkt mit dem OBD-Anschluss Ihres Fahrzeugs verbunden und die Installation dauert weniger als 10 Minuten. Samsara ist in der Lage, Motorfehlercodes abzurufen, sodass Flottenmanager detailliertere Einblicke in den Zustand ihrer Flotte erhalten, um die Ausfallzeiten ihrer Fahrzeuge zu verringern.

5. Sicherheit

Als Flottenmanager oder Eigentümer ist die Sicherheit Ihrer Fahrer auf der Straße eine wichtige Priorität. Manchmal scheinen Unfälle ein unvermeidlicher Bestandteil des Flottenmanagements zu sein, aber der Einsatz eines Flottenmanagementsystems kann Ihnen dabei helfen, einige der Hauptursachen für Unfälle zu erkennen und zu vermeiden, wie z. B. Geschwindigkeitsüberschreitungen oder aggressives Fahren.

Der Einsatz von Flottenmanagement-Software und die Implementierung eines Fahrsicherheitsprogramms können nicht nur die Sicherheit Ihrer Fahrer verbessern, sondern auch dazu beitragen, die Kosten für den Verschleiß der Fahrzeuge zu senken. Dashcams können auch eine unglaublich wertvolle Informationsquelle für Flottenmanager sein, die sich auf die Verbesserung der Flottensicherheit konzentrieren, da sie Aufnahmen von der Straße machen und im Falle eines Unfalls Videobeweise bereitstellen können.

Profi-Tipp: Entscheiden Sie sich für ein Flottenmanagementsystem, bei dem die Sicherheit im Vordergrund steht und das Dashcams und andere sicherheitsrelevante Funktionen enthält, die dazu beitragen können, dass Ihre Fahrer immer sicher unterwegs sind.

Samsara bietet Flottenmanagern den Samsara-Sicherheitsbericht, der die von den Dashcams und dem Fahrzeug-Gateway von Samsara erfassten Daten zu Unfällen und Gefahrensituationen zusammenfasst. Auf Grundlage dieser Daten wird dann jedem Fahrer eine Sicherheitsbewertung zugewiesen. Anhand dieser Werte können Flottenmanager leicht erkennen, welche ihrer Fahrer von einer zusätzlichen Schulung profitieren könnten.

Die doppelseitigen Dashcams von Samsara zeichnen sowohl hochauflösende Videos von der Straße als auch Videos vom Fahrer in der Kabine auf. Sie bieten einen größeren Funktionsumfang als andere Dashcams, da sie KI-Technologie verwenden, um gefährliches Fahrerverhalten zu erkennen, z. B. wenn Fahrer abgelenkt oder übermüdet sind. Außerdem melden sie sofort Gefahrensituationen, wie Unfälle, starkes Beschleunigen oder plötzliches Abbremsen, und laden sie hoch. Das bedeutet, dass Flottenmanager bei Zwischenfällen sofort sehen können, was passiert ist, und die Aufnahmen nutzen können, um Fahrer entweder zu schulen oder bei unverschuldeten Unfällen zu entlasten.

6. Kraftstoffverbrauch und Stillstand von Fahrzeugen

Es dürfte niemanden überraschen, dass der Kraftstoff häufig zu den größten Ausgaben einer Flotte gehört.

Daher ist es wichtig, sich für eine Flottenmanagement-Software zu entscheiden, die Ihnen dabei hilft, Bereiche zu identifizieren, in denen die Kraftstoffeffizienz Ihrer Flotte erhöht werden kann. Ihre Flottenmanagementlösung sollte Ihnen auch dabei helfen, die Leerlaufzeiten von Fahrzeugen zu erfassen und zu verringern. Leerlaufzeiten können für Flotten sehr kostspielig sein, da sie den Kraftstoffverbrauch erhöhen, den Wartungsbedarf der Fahrzeuge steigern und sogar die Umwelt durch unnötige Emissionen belasten.

Profi-Tipp: Ziehen Sie Flottenmanagementlösungen in Betracht, die den Mehrwert der Überwachung des Kraftstoffverbrauchs und der Leerlaufzeiten erkennen. Der Kraftstoffverbrauchsbericht von Samsara zeigt Ihnen beispielsweise nicht nur den Kraftstoffverbrauch aller Fahrzeuge in Ihrer Flotte an, sondern informiert Sie auch über den aktuellen Kraftstoffstand, die geschätzten Kosten und die Leerlaufzeit der einzelnen Fahrzeuge. Wenn Sie ermitteln möchten, welcher Ihrer Fahrer den meisten Kraftstoff verbraucht oder die meiste Zeit im Leerlauf verbringt, können Sie die Daten auch nach Fahrer sortieren.

Durch die Analyse des Kraftstoffverbrauchs Ihrer gesamten Flotte können Sie Ihren Fahrern helfen, den Kraftstoffverbrauch zu senken, indem Sie effizientere Routen planen und sie darin schulen, die Leerlaufzeiten zu reduzieren.

So wählen Sie die beste Flottenmanagement-Software aus

Bei dem großen Angebot an Flottenmanagementlösungen auf dem Markt kann es schwierig sein, die beste Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Eine gute Flottenmanagement-Software sollte nicht nur die oben genannten Hauptfunktionen bieten, sondern auch einfach zu bedienen sein, sich problemlos in andere Anwendungen und Systeme integrieren lassen und regelmäßig mit neuen Updates und Funktionen versorgt werden. Schauen wir uns genauer an, was das bedeutet.

1. Benutzerfreundlichkeit

Ihre Flottenmanagement-Software sollte es Ihnen ermöglichen, die betriebliche Effizienz Ihrer Flotte zu steigern und Zeit zu sparen. Das bedeutet, dass die von Ihnen gewählte Flottenmanagement-Software einfach zu installieren und intuitiv zu bedienen sein sollte und Ihnen idealerweise einen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen ermöglicht.

Die Flottenmanagementlösung von Samsara basiert beispielsweise auf dem Fahrzeug-Gateway, das etwa die Größe eines Kartenspiels hat, direkt an den OBD-Anschluss Ihres Fahrzeugs angeschlossen wird und innerhalb weniger Minuten installiert werden kann.

Die vom Fahrzeug-Gateway gesammelten Daten werden dann in einem benutzerfreundlichen Dashboard dargestellt, über das Flottenmanager den Standort ihrer Fahrzeuge überprüfen, die Fahrer über veränderte Verkehrsbedingungen informieren und auf Berichte wie den Routenanalyse-Bericht zugreifen können, um die Routenleistung zu analysieren.

2. Integrationen

Mit einer Flottenmanagementlösung, die es Ihnen ermöglicht, mehrere Systeme zu integrieren können Sie sicherstellen, dass Ihnen keine wichtigen Informationen entgehen.

Samsara bietet eine offene API, die eine einfache Integration mit Tools von Drittanbietern für die Routenführung, Lohnabrechnung, Rechnungsstellung, HR-Software und mehr ermöglicht. Wenn Sie bereits eine Software zur Routenführung wie Transfinder verwenden, können Sie diese problemlos in die Flottenmanagement-Software von Samsara integrieren. Samsara importiert dann automatisch Ihre Routen aus Transfinder und ermöglicht es Ihnen, die Leistung Ihrer geplanten Routen zu analysieren (mit dem Bericht zu geplanten vs. tatsächlichen Routen), die Fahrerleistung zu untersuchen und vieles mehr.

Auf diese Weise erhalten Sie einen konsolidierten Überblick über alle für Ihren Flottenbetrieb relevanten Daten, was Ihnen ein höheres Maß an Transparenz und Kontrolle bei minimalen manuellen Eingriffen ermöglicht.

3. Dateneinblicke

Die Implementierung eines Flottenmanagementsystems kann Ihnen zwar Zugang zu vielen nützlichen Daten über Ihre Flotte verschaffen, aber manchmal kann eine Fülle von Daten ohne jeglichen Kontext auch überwältigend sein. Es ist wichtig, eine Flottenmanagementlösung zu finden, die Ihnen hilft, diese Daten zu interpretieren und für sich zu nutzen.

Eine Reihe von Telematikanbietern erfasst Informationen über den Zustand, den Standort und den Wartungsbedarf von Fahrzeugen, aber Samsara präsentiert die Daten über ein intuitives und benutzerfreundliches Dashboard. Mit dem Dashboard können Sie Ihre Daten anzeigen und sortieren, um alle Fragen zu Ihrer Flotte zu beantworten.

Sie können das Dashboard verwenden, um zu sehen, wie viele Stunden jeder Fahrer bei der Planung von Arbeitsaufträgen hat, benutzerdefinierte Warnmeldungen einrichten, um Sie zu benachrichtigen, wenn ein Fahrer eine festgelegte Geschwindigkeitsbegrenzung überschreitet, oder Tags verwenden, um Ihre Berichte auf einfache Weise zu filtern. Wenn Sie beispielsweise ein landesweites Lieferunternehmen betreiben, können Sie bestimmte Fahrzeuge oder Assets nach Stadt („Augsburg“ oder „Düsseldorf“) oder Region („Nordwest“ oder „Südost“) kennzeichnen. Diese Kennzeichnungen erleichtern dann das Filtern und Anzeigen Ihrer Daten und ermöglichen es Ihnen, Assets zu verfolgen oder verschiedene Gebiete zu vergleichen.

Wenn Sicherheit für Sie Priorität hat, bietet Samsara Flottenmanagern auch Sicherheitsbenachrichtigungen, um sicherheitsrelevante Arbeitsabläufe zu optimieren. Hier finden Sie eine Liste aller sicherheitsrelevanten Vorfälle, die von den Dashcams und dem Fahrzeug-Gateway von Samsara erfasst wurden, und können das mit jedem Ereignis verbundene Filmmaterial überprüfen. Sie können dann entscheiden, ob Sie das Ereignis verwerfen oder es für Folgemaßnahmen markieren möchten, z. B. für ein Coaching eines Fahrers, der zu gefährlichem Fahrverhalten neigt.

4. Mobile App für Fahrer

Ihre Fahrer sind immer unterwegs, aber dennoch für die Erledigung wichtiger Aufgaben vor, während und nach ihren Fahrten verantwortlich. Dazu gehören die Verwaltung ihrer Lenkzeiten und die Gewährleistung, dass sie ihre Lieferungen pünktlich erledigen.

Es kann hilfreich sein, nach einer Telematiklösung zu suchen, die eine mobile App bietet, mit der Ihre Fahrer unterwegs auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie gerade einen neuen dringenden Auftrag erhalten haben. Über das Samsara-Dashboard können Sie schnell die Standorte aller Ihrer Fahrzeuge sehen und den Auftrag dem nächstgelegenen Fahrer zuweisen.

Der Fahrer wird dann über die Samsara Driver App über den neuen Auftrag sowie über eventuelle Verkehrs- oder Routenänderungen informiert und kann entsprechend planen. Fahrer können die Driver App auch verwenden, um Dienstprotokolle zu erstellen, auf Arbeitszeitaufzeichnungen zuzugreifen und ihre Sicherheitsbewertungen einzusehen.

Das intuitive Dashboard von Samsara und die Familie integrierter Produkte helfen Flottenmanagern, die Konformität Ihrer Flotte sicherzustellen und bieten ihnen einen besseren Einblick in ihre täglichen Abläufe.

Um sich selbst davon zu überzeugen, wie die Flottenmanagement-Softwarelösung von Samsara Ihnen helfen kann, fordern Sie einfach unsere 30-tägige kostenlose Testversion an.

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