Zet met Samsara operationele data om in actie

De meeste AI is gebouwd voor kenniswerk: e-mails opstellen, documenten samenvatten en vragen beantwoorden. AI voor operationele bedrijfsvoering vraagt, om effectief te zijn, om een hoger niveau van context en intelligentie. Het werk vindt plaats in vrachtwagencabines, op werklocaties, in onderhoudswerkplaatsen en in operationele centra. Op deze plekken hebben teams de juiste context nodig om effectief te kunnen werken.

Om beslissingen te nemen met dezelfde snelheid als waarmee ook mens en materieel opereert, hebben teams meer nodig dan enkel het overzicht van een algemene AI-tool. Ze hebben AI nodig die verankerd is in het werk zelf. Met de context en workflows om mensen te helpen bij het ondernemen van actie.

Hier komt Samsara in beeld. Met de data die al in Samsara aanwezig is, kunnen teams terugkerende operationele taken afhandelen. Van het begeleiden van een chauffeur op een cruciaal moment en het signaleren van een onderhoudsprobleem tot het leveren van een dagelijkse briefing zonder dat iemand handmatig het rapport hoeft op te vragen.

Van inzicht naar actie

Een operationele bedrijfsvoering genereerde altijd al data, alleen hadden teams geen totaaloverzicht van wat er gebeurde met voertuigen, locaties en mensen. Samsara wilde dat veranderen door telematica, camera's en sensoren met elkaar te verbinden en zo de activiteiten zichtbaar maken.

Inzicht is echter nog maar het begin. De volgende uitdaging is het omzetten van signalen in beslissingen. En beslissingen in concrete acties.

Een veiligheidsteam ziet een patroon van risicovol rijgedrag mogelijk pas ná een incident. Een onderhoudsteam kan een foutcode pas ontdekken wanneer een voertuig al niet meer inzetbaar is. Het kan zijn dat een operationeel manager alle benodigde informatie voor een rapport al heeft, maar nog steeds uren besteedt aan het handmatig verzamelen ervan.

Al meer dan tien jaar bouwt Samsara aan het datafundament voor operationele bedrijfsprocessen: hardware die verbonden is, software en integraties die telematica, video, diagnostiek, chauffeursdata, rij- en rusttijden, voertuiginspecties, weersomstandigheden en meer samenbrengen in één operationeel overzicht.

Zo'n basis is veel meer dan alleen ruwe signalen. Het omvat de context eromheen: wat er is gebeurd, wie moet reageren, welke workflows volgen en welke beslissingen het werk vooruithelpen.

Nu Agentstudio algemeen beschikbaar is, kunnen teams agents configureren, testen en implementeren die deze context omzetten in actie – of dat nu gaat om het begeleiden van een chauffeur, het prioriteren voorrang geven van een reparatie, het opstellen van een rapport of het beantwoorden van een vraag.

In navolging van Samsara MCP (sinds vorige week beschikbaar) biedt Samsara nu twee manieren om AI in te zetten: agents bouwen en implementeren in Samsara, of betrouwbare Samsara-data in een andere AI-omgeving integreren.

Teams kunnen AI in Samsara inzetten op de manier die bij hun werk past:

• Samsara Assistent helpt teams om vragen te stellen, inzichten te verwerven en op basis van die antwoorden actie te ondernemen.

• Met vooraf gebouwde AI-functionaliteiten en -workflows kunnen teams veelvoorkomende taken aanpakken op het gebied van veiligheid, onderhoud en bedrijfsvoering. Zonder vanaf nul te hoeven beginnen.

• Agentstudio, nu beschikbaar, biedt teams een praktische manier om van een idee een werkende agent te maken: start met meer dan 25 vooraf gebouwde sjablonen. Of bouw een chat- of voice-agent op maat en test, beheer en zet deze vervolgens binnen enkele minuten live. 

• Samsara MCP zet beheerde Samsara-data uit naar de AI-tools die teams al gebruiken wanneer een workflow Samsara en andere bedrijfssystemen omvat. Tegelijkertijd worden hun machtigingen in Samsara gerespecteerd. 

De werkwijze is flexibel, maar het doel is consistent: zorgen dat de mensen die het dichtst bij het werk staan minder tijd hoeven te besteden aan het zoeken van informatie en meer tijd aan het verbeteren van de bedrijfsvoering.

Zo ziet AI in Samsara er in de praktijk uit

De waarde van AI wordt duidelijk als we het koppelen aan het dagelijkse werk van mensen. 

Verander veiligheidsdata in coaching die chauffeurs ook echt begrijpen

Een veiligheidsmanager kan de data inzien. Een persoonlijk coachinggesprek met elke chauffeur, elke week weer, kost echter veel mensen te veel tijd. Zelfs wanneer het werken met chauffeurs van cruciaal belang is, moet dat vaak wijken voor wat er die dag het meest urgent is.

Met agents en Samsara kan een veiligheidsmanager snel voor elke chauffeur een gepersonaliseerde videosamenvatting maken op basis van hun eigen veiligheidsgebeurtenissen en dashcambeelden. Deze kan daarna wekelijks automatisch worden verstuurd, zonder elke samenvatting handmatig te hoeven maken. De agent kan bovendien inzicht verschaffen in welke chauffeurs de meeste aandacht nodig hebben en voor elke periode een actieplan voor coaching opstellen.

Het resultaat is een coachingsbereik dat, dankzij de ondersteuning van een eenvoudige agent-workflow, kan worden opgeschaald van één beheerder en chauffeur naar vele.

Jordan Carriers, een wagenpark met 900 trucks en ongeveer 800 chauffeurs, verminderde het aantal ongevallen met 30% na de uitrol van door AI ondersteunde coaching. Het resultaat: 84% minder ernstige snelheidsovertredingen en 79% minder mobiel telefoongebruik. "Vroeger werden er gemiddeld 140 chauffeurs per dag gecoacht. Sinds de implementatie van Samsara zijn dat er nog ongeveer 10", aldus Otis Anderson, Fleet Safety en Compliance bij Jordan Carriers. Hij beheert nu de coaching van bijna 1.000 chauffeurs. Ongeveer 98% daarvan doet hij zelf. "Gelukkigere chauffeurs zijn veiligere chauffeurs", zegt Anderson.

Maak van een heel jaar werk een rapport van vijf minuten

Maandelijkse inspectierapportage betekent tabblad voor tabblad materieel- en inspectiegegevens verzamelen, controleren op ontbrekend materieel en verlopen labels en daarna alles met de hand samenvoegen. Sommige backofficeteams zetten hiervoor fulltime een medewerker in.

Dankzij een aangepaste agent in Samsara is het nu mogelijk om inspectie- en materieelgegevens rechtstreeks uit het platform op te halen, rapporten per afdeling samen te stellen, ontbrekend materieel en verlopen registraties aan te kruisen en alles met één klik te exporteren. Klanten kunnen het sjabloon aanpassen aan hun specifieke bedrijfsvoering en inplannen dat het rapport dagelijks, wekelijks of maandelijks wordt gemaakt.

Met deze AI-tooling kan degene die voorheen het rapport handmatig invulde zich richten op waardevollere en belangrijkere zaken.

Grand Isle Shipyard, een bedrijf met een buitendienst dat sinds 1948 actief is, besteedde voorheen aanzienlijke bedragen aan dit soort werk. "We gaven jaarlijks meer dan een zescijferig bedrag uit aan rapportage en dataverwerking, werk dat nu helemaal automatisch gaat,” aldus Derek Champagne, vicepresident Corporate Security bij Grand Isle Shipyard. "Het echte voordeel zit 'm niet alleen in efficiëntie. Onze mensen kunnen zich nu focussen op het oplossen van grotere problemen, het stimuleren van innovatie en het creëren van waarde die voorheen simpelweg niet mogelijk was". Waar voorheen dagenlang, tabblad voor tabblad, door 600 tot meer dan 700 maandelijkse inspecties moest worden geklikt, kost dat nu ongeveer vijf minuten per afdeling.

Begin elke dienst met een heldere briefing in plaats van een speurtocht

Bij veel bedrijven moet, voordat elke dienst begint, de status van de voertuigen, de voertuiginspecties en openstaande kwesties op één plek worden verzameld voor rapportage.

Met Samsara kan een geplande-briefing-agent vóór het begin van de dag automatisch gegevens over voertuiginspecties, de voertuigstatus en materiaal ophalen.  De agent kan de rapportage toespitsen op één enkele locatie of het hele wagenpark, als een terugkerende taak in plaats van handmatig werk. Het rapport kan via meerdere kanalen, aan meerdere belanghebbenden en in meerdere talen worden verzonden, afhankelijk van de specifieke behoeften van de organisatie.

Chauffeurs ontvangen daarna, zodra ze in de cabine stappen, automatisch hun briefing voor die dag. Dit geeft teams een consistent ochtendritueel in plaats van terugkerende hectiek. Bovendien worden voertuig- en complianceproblemen eerder op de dag opgemerkt.

“De dagelijkse briefings van Samsara AI helpen ons om aan het begin van onze diensten goed voorbereid te zijn. En tweerichtingsaudio werkt heel goed om slaperigheid in de cabine tegen te gaan. Alles is erop gericht om ons te helpen beter te worden, niet om ons af te kraken of ons het gevoel te geven dat we het niet goed doen”, aldus Tiny Kirby, chauffeur bij Clyde Companies.

Vragen over dispatchen automatiseren

Chauffeurs krijgen onderweg te maken met vragen over parkeren, weegstations en regels. Vaak buiten kantooruren. Zonder een antwoord binnen handbereik betekent dat een telefoontje naar Planning - of het wordt een gok.

Met Samsara kunnen chauffeurs dankzij een ondersteuningsworkflow rechtstreeks vanuit de cabine met AI communiceren en direct antwoord krijgen. Organisaties kunnen de workflow aanpassen door hun eigen chauffeurshandboek en beleidsregels te uploaden. De AI-agent houdt ondertussen rekening met realtime rij- en rusttijden en locatiegegevens om de chauffeur het juiste antwoord te geven. Als de chauffeur uitgebreidere ondersteuning nodig heeft, kan de vraag ook worden doorverwezen naar een echte collega.

Chauffeurs krijgen binnen enkele seconden antwoord in plaats van minutenlang in de wacht te staan. Daarnaast is de informele begeleiding in de cabine – vroeger in handen van ervaren chauffeurs – wordt nu ondersteund door een dienst die 24 uur per dag beschikbaar is.

"Een van onze chauffeurs praat de hele dag met de AI in de cabine en stelt vragen over regels, voorschriften en privégebruik van zijn voertuig", aldus Shawn Walker, Safety Claims Manager bij ABCO Transportation. "Het is voor hem een handsfree gids geworden die direct duidelijkheid verschaft over dingen die hij eerder niet helemaal begreep".

Zie het verschil tussen wie er rijdt en wie er is ingelogd

Rijden zonder toegewezen bestuurder, waarbij een voertuig rijdt zonder dat er een chauffeur is ingelogd, verstoort de veiligheidsscore en coaching voor die rit. Het vormt een veelvoorkomende bron van verzekerings- en procesrisico’s wanneer niemand kan aangeven wie er achter het stuur zat.

Met Samsara detecteert een AI-workflow gevallen van niet-toegewezen rijden, checkt de identiteit met gezichtsherkenning, naam-matching en audio en belt automatisch de chauffeur voor bevestiging en om deze alsnog aan het voertuig toe te wijzen.

Wagenparkbeheerder StreamTech Industrial bespaarde over een periode van twee maanden 500 uur aan niet-toegewezen rijtijd na de implementatie van hun chauffeurs-ID-agent. "Eerder sloegen chauffeurs het inloggen op hun toegewezen voertuig weleens over. Dit leidde tot niet-toegewezen rijtijd", aldus Jarrett Daggs, DOT Manager bij StreamTech Industrial. "Als ze nu niet binnen 20 minuten zijn ingelogd, stuurt de agent een gesproken waarschuwing met het verzoek dit alsnog te doen. Hierdoor is onze niet-toegewezen rijtijd flink afgenomen". In 30 dagen tijd verwerkte de agent meer dan 1.200 oproepen tot identificatie aan chauffeurs.

Signaleer een overtreding van rij- en rusttijden drie uur voordat deze plaatsvindt

Een overtreding van de rij- en rusttijden verschijnt meestal pas achteraf op een dashboard, vaak al geregistreerd en niet als een kans om deze te voorkomen.

Met Samsara kan een agent de resterende tussenstops, rij- en rusttijd van een chauffeur analyseren. Vervolgens kan deze uren van tevoren een naderende overtreding signaleren, zodat een manager een beslissing kan nemen voordat de overtreding plaatsvindt.

(nieuw goedgekeurd): "De agent die ik in Samsara Agentstudio heb gebouwd, houdt resterende stops, rij- en rusttijden bij om drie uur van tevoren een risico op overschrijding te signaleren. Zo hoeven we non-compliance nooit achteraf te herstellen", aldus Paul Theisen, Veiligheidscoördinator bij S. Bertram, een bedrijf voor regionaal transport.

Gebouwd voor het gehele bedrijf

Of het nu gaat om veiligheid, onderhoud, compliance, planning, eerstelijnsondersteuning of een ander onderdeel van uw organisatie, elke workflow begint met dezelfde basis: actuele operationele data, voldoende context om te weten wat belangrijk is, een duidelijke volgende stap en de juiste handvatten.

Omdat Samsara al de dagelijkse gegevens vastlegt die teams gebruiken om hun werk te doen – van activiteiten met voertuigen en materieel tot ritten, veiligheidsvoorvallen, onderhoud en meer – kunnen teams aan de slag met een kant-en-klare oplossing, de werkwijze aanpassen in Agent Studio of de vertrouwde Samsara-context via MCP integreren in de AI-tools die ze al gebruiken – en dat alles zonder een AI-stack helemaal vanaf nul op te bouwen.

Alles in één keer aanpassen is niet de snelste weg naar waarde. Begin met één workflow die uw team elke dag herhaalt: follow-up van coaching, terugkerende rapportage, vragen van chauffeurs, beoordelen van onderhoudsmeldingen of de ochtendbriefing. Configureer het één keer, kijk of het werkt en breid van daaruit uit.

Eén use case kan een praktisch voordeel opleveren: minder follow-up, minder handmatige rapportage of snellere antwoorden. Naarmate meer use cases binnen de bedrijfsvoering worden toegepast, stapelen die voordelen zich op: meer capaciteit, een snellere respons en minder handmatig werk, zonder tegelijkertijd mensen toe te voegen.