Grouptyre Wholesale Ltd verminderde met behulp van Samsara het brandstofverbruik met 40% en inspireerde chauffeurs tot betere prestaties

"Het vertrouwen in de informatie die tussen afdelingen wordt uitgewisseld is toegenomen. Dat betekent dat ze nauwer samenwerken om ervoor te zorgen dat we onze klanten op tijd en nauwkeuriger bedienen."  John Kingman, Chief Technology Officer, Grouptyre Wholesale Ltd

Belangrijkste voordelen

• € 2.070 jaarlijkse besparing door 40% minder stationair draaien

• Dagelijks 3 uur bespaard op voertuiginspecties

• 70% minder telefoontjes naar de klantenservice

• € 13.770 bespaard door vermeden garantieclaims

• 2,6% zuiniger gereden ondanks 7% meer gereden kilometers

Handmatige taken en toezicht op de bedrijfsvoering

Grouptyre Wholesale Ltd, een onafhankelijke bandengroothandel die sinds 2010 actief is op de Britse markt, stond voor de uitdaging om de activiteiten uit te breiden, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van de dienstverlening. Met 46 voertuigen die dagelijks bijna 2.000 banden leveren in Zuidoost-Engeland, zag het bedrijf al snel in dat hun papieren systemen en verouderde telematica deze groei in de weg stonden.

Het management zag verschillende inefficiënties in de bedrijfsvoering: handmatige voertuiginspecties die veel tijd kostten, registratie van onderhoud in spreadsheets - met risico dat zaken over het hoofd worden gezien - en beperkt inzicht in de leveringsprocessen. Dat had allemaal gevolgen voor de dienstverlening. Omdat bedrijfswagens mobiele merkambassadeurs zijn, werd het bovendien steeds belangrijker om binnen het hele wagenpark te zorgen voor consistente, professionele normen.

"We wisten dat we onze bedrijfsvoering moesten moderniseren om verder te kunnen groeien," aldus John Kingman, Chief Technology Officer. "Het samenbrengen van camera's en telematica in één centraal overzicht was een van de belangrijkste redenen voor onze keuze."

Een geïntegreerd digitaal ecosysteem opbouwen

Grouptyre implementeerde Samsara als geïntegreerde oplossing om meerdere operationele uitdagingen tegelijk aan te pakken. Het platform maakte één geheel van losstaande systemen (voertuigtracking, onderhoudslogboeken, chauffeursmonitoring en klantenservice).

Digitale voertuiginspecties vervingen de tijdrovende papieren processen, terwijl de Samsara Chauffeursapp de dagelijkse controles eenvoudiger maakte. Realtime onderhoudswaarschuwingen voorkwamen kostbare fouten en de API-integratie met interne systemen zorgde voor betere communicatie met klanten.

Managementteams kregen training over alles wat het platform te beiden heeft, terwijl chauffeurs kennismaakten met Samsara als tool voor bescherming en ondersteuning - niet om ze op de vingers te kijken.

Van weerstand naar betrokkenheid

De op video gebaseerde veiligheid werd aanvankelijk met scepsis ontvangen, omdat chauffeurs de technologie zagen als 'big brother' die meekijkt. Het management koos voor een praktische aanpak en reed mee met terughoudende chauffeurs om de voordelen van het systeem in de praktijk te laten zien.

Deze ritten brachten waardevolle mogelijkheden voor coaching aan het licht. Met data van Samsara konden managers het rijgedrag van chauffeurs inzichtelijk maken en samen verbeterplannen opstellen. De aanpak verschoof van persoonlijke kritiek naar ontwikkeling op basis van data. "Met Samsara kunnen we realtime coachen en direct actie te ondernemen," aldus Karen Cutbush, Operations Manager bij Grouptyre Wholesale.  "Het is niet langer een kwestie van achteraf kijken."

De Chauffeursapp was een belangrijk onderdeel, dat chauffeurs een eigen dashboard bood om hun prestaties bij te houden. Dankzij realtime veiligheidswaarschuwingen konden problemen direct bij terugkomst op de zaak worden besproken. Daarbij werden de beelden bekeken om te beoordelen of coaching terecht was. Met de 'duim omhoog/duim omlaag'-functie konden chauffeurs feedback geven op meldingen. Dit zorgde voor een dialoog in twee richtingen over veiligheid.

Een belangrijk omslagpunt kwam toen chauffeurs zelf de beschermende kant van Samsara ondervonden. In één geval kon een chauffeur met succes een boete voor te hard rijden aanvechten met dashcambeelden die zijn onschuld aantoonden. Dit veranderde hem van een weifelaar in een voorstander en liet zien dat de technologie beschermt in plaats van controleert.

Een cultuur van continue verbetering

Naast coaching op basis van camerabeelden werden ranglijsten van veiligheidsscores een belangrijke stimulans voor positief gedrag. In plaats van zich te vergelijken met een vaag landelijk gemiddelde, konden chauffeurs zich meten met collega’s die onder vergelijkbare omstandigheden werken.

"Chauffeurs komen vaak naar ons toe en zeggen dat zij de beste zijn," aldus Cutbush. "Ze doen dat omdat ze het belangrijk vinden, maar ook omdat deze functionaliteit op een veilige manier gezonde concurrentie stimuleert. Het gaat niet om het aantal leveringen, maar om het veilig uitvoeren daarvan."

De visuele, datagedreven aanpak haalt de subjectiviteit uit gesprekken over prestaties. Groene pijlen die verbetering aangeven en rode pijlen die aandachtspunten markeren, zorgen voor duidelijke en objectieve feedback waar chauffeurs moeilijk tegenin kunnen gaan.

Onderhoud veranderen van reactief naar proactief

De impact reikte verder dan rijgedrag en strekte zich ook uit tot voertuigonderhoud. Voorheen vertrouwde Grouptyre Wholesale op handmatige spreadsheets en papieren systemen, wat leidde tot ernstige missers. Eén vergeten onderhoudsbeurt kan het bedrijf al een kleine € 14.000 aan garantieclaims kosten.

"Na een gesprek dachten we na over hoe we het onderhoud konden verbeteren," aldus Kingman. "Deze processen werden handmatig uitgevoerd, maar dat hebben we nu geautomatiseerd."

Door over te stappen op de onderhoudslogboeken van Samsara kreeg het bedrijf volledig inzicht in de conditie van haar voertuigen. Uit een vergelijking van onderhoudskosten tussen verschillende fabrikanten van bestelwagens bleek dat bij sommige auto's de remmen vijf keer onderhoud nodig hadden in acht maanden, terwijl dat bij andere slechts drie keer was. Deze inzichten hielpen bij het besluiten over de vervanging van het wagenpark en leidden tot een strategische keuze om de vervangingscyclus te verschuiven van 3 jaar/240.000 km naar 5 jaar/400.000 km, met ook nog eens betrouwbaardere wagens.

In alle bedrijfsprocessen de efficiëntie optimaliseren

De financiële en operationele voordelen waren aanzienlijk. Met name de brandstofefficiëntie is enorm verbeterd door gericht te coachen op stationair draaien. Grouptyre Wholesale wist het stationair draaien met 40% te verminderen, wat neerkomt op een jaarlijkse brandstofbesparing van € 2.070.  Ondanks een stijging van 7% in het totale aantal gereden kilometers, verbeterde de brandstofefficiëntie met 2,6% met dank aan soepeler rijgedrag.

Route-optimalisatie met behulp van Samsara's dekkingskaarten en nabijheidsdetectie hielp bovendien om brandstofverbruik verder terug te dringen. Twee routes rond Slough bleken te overlappen rond de M25. Door de routes opnieuw in te delen (één binnen de M25 en één daarbuiten) verminderde het bedrijf het aantal gereden kilometers en verbeterde bovendien de dienstverlening.

Dat was niet de enige efficiëntiewinst: de digitalisering van voertuiginspecties leverde direct tijdsbesparing op in het hele wagenpark. Papieren controles met veel extra administratie zijn vervangen door digitale controles die maar twee tot zeven minuten duren. Met 44 chauffeurs die dagelijks inspecties uitvoeren, levert dit een besparing op van bijna twee uur per dag en problemen worden sneller afgehandeld.

Compromisloze klantenservice

Een van de meest invloedrijke aspecten van de Samsara-implementatie bij Grouptyre Wholesale was de API-integratie met interne systemen. 

"De integratie van Samsara's telematicadata met onze systemen is echt een doorbraak geweest," zegt Kingman. "Het aantal telefoontjes om achter leveringen aan te zitten ligt nu ongeveer 70% lager. Deze integratie gaat niet alleen over tracking: het verandert fundamenteel hoe wij met onze klanten omgaan en onze processen managen."

Het bedrijf kan nu nauwkeurige leveringsvensters van 30 minuten bieden, zodat klanten goed geïnformeerd blijven en ze aan de verwachtingen kunnen voldoen. Verkoop- en operationele teams werken samen op basis van realtime data in plaats van giswerk. Dit versterkt het vertrouwen tussen afdelingen en met klanten.

Hierdoor is ook proactieve communicatie met klanten mogelijk geworden. Wanneer klanten een levering in de ochtend of middag aanvragen, kan Grouptyre dit met een gerust hart toezeggen en ook daadwerkelijk waarmaken. 

Vooruitblik: technologie als lid van het team

Tegenwoordig wordt Samsara bij Grouptyre Wholesale niet meer gezien als een hulpmiddel, maar als een echt lid van het team. "Teamwork draait niet alleen om mensen," zei Cutbush. "Het zijn juist de systemen en functionaliteiten die we met Samsara gebruiken die ons als team succesvol maken."

Het bedrijf onderzoekt momenteel nieuwe mogelijkheden om op hun succes voort te bouwen. Grouptyre Wholesale evalueert namelijk Samsara's Connected Forms om meer papierwerk te digitaliseren en overal documentatieprocessen te optimaliseren. Deze volgende fase van digitale transformatie zou afrekenen met de resterende handmatige processen en de operationele efficiëntie verder vergroten.

"We zoeken voortdurend naar nieuwe manieren om het platform in te zetten," aldus Cutbush. "De ondersteuning op de achtergrond maakt het eenvoudiger om te blijven groeien en verbeteren."