Der Playbook für Spitzenbereitschaft – für Fuhrparks unter Druck

Wenn wir von Samsara diesen Sommer Fußball schauen, sehen wir nicht nur die glanzvollen Höhepunkte des Sports – wir sehen eine logistische Meisterleistung. Ein riesiges Netzwerk von Betreibern ist in Aktion getreten, um jedes Spiel zu einem nahtlosen globalen Spektakel zu machen. Sie haben die Stadioninfrastruktur aufgebaut, Ausrüstung, Lebensmittel, Wasser und Medikamente geliefert und echte Rasenplätze über dem Kunstrasen errichtet. Sie haben sogar den VAR eingerichtet (auch wenn Sie sich vielleicht wünschten, sie hätten es nicht getan).

Für die meisten dieser Unternehmen ist das Turnier der Höhepunkt ihres Jahres. Der Druck ist unerbittlich und Fehler werden nicht toleriert. Doch genau wie die Standardsituationen der Spieler monatelanges Training abrunden, sind diese Betreiber erfolgreich, weil sie interne Systeme aufgebaut haben, die unter Belastung niemals nachgeben.

Vielleicht bieten Sie nicht auf Verträge für internationale Pokalwettbewerbe. Wenn jedoch ein Nachfrageschub bevorsteht, ist dies das Playbook, dem Sie folgen sollten.

1. Verlassen Sie sich nicht auf kurzfristige Einstellungen

 Hohe Nachfrage durch kurzfristig angeworbenes Agenturpersonal und Aushilfsfahrer aufzufangen, ist eine veraltete Taktik. Doch das funktioniert heute nicht mehr.

In ganz Europa ergab die Umfrage der IRU zum Fahrermangel 2025, dass rund 502.000 Lkw-Fahrerstellen unbesetzt sind, was einer Mangelhäufigkeit von 13 % entspricht, wobei bis 2030 weitere 660.500 Fahrer in den Ruhestand gehen werden. Der akute Mangel, der die Branche vor fünf Jahren überrollte, wurde nicht behoben; sich bei entscheidenden Momenten auf einen angespannten Arbeitsmarkt zu verlassen, macht Sie daher von Bedingungen abhängig, die Sie nicht kontrollieren können.

Selbst wenn Sie über diesen Weg Personal finden, fällt bei Zeitarbeitskräften zusätzlich zum Fahrergehalt eine Marge von etwa 20–35% an. Möglicherweise können Sie damit Nachfragespitzen bedienen, aber können Sie bei diesen Sätzen wirklich sagen, dass Sie davon profitieren?

2. Bauen Sie Kapazität mit zwei wichtigen Elementen auf

Der Aufbau und die Pflege einer zuverlässigen Belegschaft ist eine langfristige Aufgabe mit zwei wichtigen Elementen: Mitarbeiterbindung und Redundanz.

1. Mitarbeiterbindung

Die Umfrage der IRU ergab zudem, dass der Fahrermangel für 65 % der Betreiber das derzeit dringendste Problem darstellt und etwa jeder fünfte Fahrer auf dem Kontinent voraussichtlich innerhalb von fünf Jahren in den Ruhestand gehen wird. Das ist ein strukturelles Problem der Fluktuation. 

Ohne eine starke Bindungsstrategie tragen Sie die hohen Kosten für den ständigen Austausch von Personal inmitten eines Fahrermangels. Und das, bevor Sie die zwölf Monate einberechnen, die es dauern kann, bis neue Fahrer mit den Abläufen eines Unternehmens vertraut sind.

Peter Cox, Leiter für Transport bei CLEAN Linen, hat eine interne Fahrerakademie aufgebaut, um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern. „Über etwa sechs Monate rotieren neue Mitarbeiter durch den Kundenservice, die Technik und die Produktion. Das schafft Kontext und Stolz.“

Für Amber Kirkby, Teamleiterin für Fuhrparksysteme bei der Lanes Group, entsteht Mitarbeiterbindung durch „Anerkennung und Wohlbefinden, nicht nur durch Bezahlung“. Amber nutzt Telematikdaten, um Fahrer für Verhaltensänderungen wie die Verringerung von Geschwindigkeitsüberschreitungen zu belohnen, damit die Mitarbeiter wissen, dass ihre Manager ihre Bemühungen schätzen. 

Vergessen Sie nicht den Wert des institutionellen Gedächtnisses – es ist viel einfacher, es zu verlieren, als es wieder aufzubauen.

2. Redundanz

Super-Ersatzkräfte retten den Tag. Wenn Sie sich auf einen Anstieg vorbereiten, benötigen Sie Ersatzfahrzeuge (und Fahrer), auf die Sie zurückgreifen können, falls es zu Pannen oder Unfällen kommt. Ihre Personalreserve macht den Unterschied zwischen einem knappen Sieg und einem kompletten Scheitern. 

Aber bei der Personalreserve geht es nicht nur um Ersatz-Assets. Es geht auch darum, wie viel Sie von Ihren Betriebsabläufen sehen können. Ein klarer Überblick über die aktuelle Nutzungsrate Ihres Fuhrparks – wo sich Ihre Fahrzeuge befinden, wie viel Kraftstoff sie im Tank haben und wie viele wieder im Depot sind – zeigt Ihnen, wie Sie Ressourcen umleiten können, wenn das Unerwartete eintritt.

Wie Logistiker aus den Turbulenzen der letzten Jahre gelernt haben, versagt das Just-in-Time-Modell in einer Ära häufiger Unterbrechungen. Puffer im System machen Sie widerstandsfähig. 

3. Behalten Sie Ihr Formular

Fans kennen den Schmerz, wenn ihre Mannschaft in der 89. Minute ein Gegentor kassiert, weil unaufmerksame Verteidiger ihre Formation verlassen. Sie wussten, welche Formation sie einnehmen sollten, aber ihre Nachlässigkeit hatte keine Konsequenzen – bis es so weit war.

Sozialwissenschaftler nennen dies „Normalisierung der Abweichung“, bei der Standards so lange abdriften, bis etwas zerbricht. In einem Fuhrpark kann dies bedeuten, dass Verhaltensweisen wie die Handynutzung oder eine abgelenkte Fahrweise unkorrigiert bleiben, bis sie zur Routine werden. Manager können dies oft erst sehen, wenn es zu spät ist.

Antony Draper, Director of HSEQ bei Vp Brandon Hire Station, wollte die unternehmensinterne Wahrnehmung überprüfen, dass es „kein Problem“ mit unsicheren Fahrgewohnheiten gäbe. Er nutzte die KI-Dashcams von Samsara, um „die absolute Wahrheit“ herauszufinden. Mit 449 Erkennungen von Mobilgerätnutzung allein im ersten Monat wurde deutlich, dass die Standards tatsächlich gesunken waren.

Antony und sein Team haben durch die Nutzung der Daten für gezieltes Coaching wieder hohe Standards im gesamten Fuhrpark etabliert. In Kürze erreichte das Unternehmen eine 93 % Reduzierung der Handynutzung sowie einen 78 % Rückgang bei fahrlässiger Fahrweise. Solche strukturellen Korrekturen werden verhindern, dass Ihre Höchstwerte zu Ihren Tiefstpunkten werden. Sie müssen jedoch in ruhigeren Zeiten für Beständigkeit sorgen, da sich aufkeimende Gewohnheiten sonst unter Belastung auflösen.

4. Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie mit gutem Beispiel vorangehen

Großartige Führungskräfte vertrauen darauf, dass ihre Mitarbeiter ihre eigenen Entscheidungen treffen, anstatt sie von der Seitenlinie aus zu mikromanagen.

In der Hochsaison wird das Vertrauensniveau Ihres Teams bis an die Grenzen getestet. Die Kapazität der Manager ist stark beansprucht, sodass die Fahrer ihre Entscheidungen selbst treffen müssen. Auf den ersten Blick scheint es genau das Gegenteil zu bewirken, eine Kamera in jeder Fahrerkabine zu installieren. Fahrer haben anfangs fast immer das Gefühl, ausspioniert zu werden. Aber Sie können diese Wahrnehmung ändern, wenn Sie bei der Einführung der Technologie sorgfältig vorgehen.

Der schnellste Weg, die „Wir-gegen-die“-Dynamik zu durchbrechen, besteht darin, zu beweisen, dass das System funktioniert, bevor man von allen verlangt, ihm zu vertrauen. FM Conway testete Samsara an einem Teil seines Fuhrparks, bevor es auf alle 1.000 Fahrzeuge ausgeweitet wurde. So hatten die Fahrer die Möglichkeit, das System in Aktion zu sehen und zu erleben, wie es Personen entlastet, bevor es für alle verpflichtend wurde.

Manager müssen zudem deutlich machen, dass der eigentliche Zweck der Kameras in erster Linie der Schutz der Fahrer ist. Susan Moore, Road Risk Manager bei Vp Brandon Hire Station, beschreibt einen Vorfall, bei dem einer ihrer Fahrer auf eine Autobahn auffuhr, als ein Motorradfahrer mit dem Fahrzeug kollidierte, und „das Videomaterial der nach innen und außen gerichteten Dashcam hat alles aufgezeichnet und unser Kollege wurde entlastet.“ Sobald ein Fahrer sieht, dass die Kameras ihn aus einer schwierigen Lage befreien können, kann sich die Einstellung eines ganzen Depots über Nacht ändern.

Menschen vertrauen Systemen, die menschliches Einfühlungsvermögen stärken, anstatt es mit Füßen zu treten. Die Lanes Group hat Wohlbefindens-Checks direkt in den täglichen Workflow der Fahrer integriert. Wenn jemand Schwierigkeiten hat, alarmiert das System automatisch einen Wellbeing Champion, der sich innerhalb einer Stunde bei der Person meldet. „Es zeigt unseren Mitarbeitern, dass sie nicht nur eine Nummer sind, sondern Teil der Lanes-Familie“, sagte Amber.

Wenn Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, müssen Sie sicherstellen, dass sie Ihnen genug vertrauen, damit sie Ihnen helfen können. Andernfalls wird der Druck einer geschäftigen Saison sie zuerst treffen.

5. Nutzen Sie die Versicherungsleistungen

 All die Arbeit, die Sie zur Vorbereitung auf Druck leisten, sollte nicht unbelohnt bleiben.

Versicherer benötigen Belege, um Ihr Risiko niedriger einzustufen, und die meisten Fuhrparks können diese nicht vorlegen, wenn es am wichtigsten ist. In der Hochsaison legen mehr Fahrer mehr Kilometer zurück und haben weniger Zeit, alles ordnungsgemäß zu dokumentieren. Ohne Nachweise dafür, was Ihr Fuhrpark unternimmt, um sein Risiko zu verringern, werden Versicherer eine höhere Prämie verlangen. 

Genau das ist Krishnan Rathour, Head of Claims and Insurance bei der OCU Group, passiert: „Wir hatten keine Plattform, die es uns ermöglichte, Unfallbenachrichtigungen zu erhalten, klares Videomaterial zu überprüfen und das gesamte Fahrerverhalten zu bewerten, um die Haftung zu klären. Dies verzögerte die Bearbeitung jedes Schadensfalls.“ Doch innerhalb von acht Monaten, nachdem das Unternehmen dies mit einer funktionalen Telematik-Infrastruktur behoben hatte, konnte es ihre gesamten Schadenskosten um 42 % senken.

So verwenden Sie die ruhigen Wochen

Gewinner werden nicht unter dem Flutlicht geboren, dort glänzen sie nur. Die Arbeit findet lange vor dem Anpfiff statt: bei den Fahrern, die Sie behalten statt ersetzt haben, dem Standard, den Sie aufrechterhielten, als niemand zusah, dem Vertrauen, das Sie aufbauten, bevor Sie es brauchten, und den Nachweisen, die Sie bereits gesichert hatten, bevor ein Versicherer jemals danach fragte.

Das Turnier ist fast vorbei und ein neuer Höhepunkt kommt bald. Es ist an der Zeit, ein System zu entwickeln, das dies bewältigen kann.

Möchten Sie von den Betreibern hören, die es bereits getan haben? Sehen Sie sich hier das vollständige Gespräch mit Matt Crossland von Mulgrew Haulage und Paul Duncalf von Sysco GB an.