Wanneer coaching niet lukt - en hoe u het wél goed kunt doen

De schommelende brandstofprijzen maken de vooruitzichten voor ondernemers er niet rooskleuriger op. Ze proberen daarom op alle mogelijke manieren te besparen. Een wagenpark van 100 voertuigen kan zomaar tot € 80.000 per jaar verliezen door ongewenst gedrag zoals stationair draaien, te hard rijden of hard remmen. Het aanpakken van de rijgewoonten van chauffeurs lijkt dan de logische eerste stap. Maar coachingsprogramma's om brandstof te besparen kunnen averechts werken als chauffeurs het gevoel hebben dat ze onterecht in het vizier worden genomen. 

Heeft u ooit de ergernis gevoeld wanneer u zag dat een van uw chauffeurs stationair stond te draaien bij het laadperron of te hard remde bij het naderen van een kruispunt? Dan bent u niet de enige. Wagenparkbeheerders weten dat dit soort chauffeurs net zo goed briefjes van € 50 kunnen aansteken. Misschien heeft u al eens met ze gesproken over het aanpassen van dit gedrag. Maar dan lijkt het niet te landen... 

Zelfs werkgevers die officiële coachingsprogramma's opzetten ondermijnen uiteindelijk het moreel, terwijl ze niets doen om onzuinig rijgedrag tegen te gaan. Dit is geen reden om uw chauffeurs of uzelf iets te verwijten. Het veranderen van diepgewortelde gewoonten is veel moeilijker dan het vervangen van defecte apparatuur. Het is geen chauffeursprobleem en ook geen managementprobleem. Eigenlijk is het een dataprobleem. 

Waarom de geloofwaardigheid van coaching afhangt van context

Een algemeen cijfer over het brandstofverbruik van chauffeurs zegt niets over hun brandstofefficiëntie. Dit illustreren we even met een scenario dat u wellicht bekend voorkomt. 

Een brandstofrapport belandt op het bureau van een manager, met daarop de afzonderlijke prestaties van twee chauffeurs, Sally en Andrew, die evenveel kilometers hebben gereden. Sally verbruikt 15% meer brandstof dan Andrew. De manager roept Sally bij zich en zegt haar dat ze zuiniger moet rijden, zodat haar brandstofverbruik meer op dat van Andrew lijkt.

Sally is het er niet mee eens. "Andrew begint om 2.00 uur ’s nachts aan zijn routes en scheurt over landweggetjes terwijl hij lichtere spullen vervoert in een twee jaar oud busje. Ik rijd tijdens de spits dwars door de de stad, met zwaardere lading en in een bestelwagen die je 15 jaar geleden hebt gekocht. Natuurlijk gebruik ik meer brandstof!"

Het brandstofrapport van de manager vertelt hem niets over deze factoren. Hij weet dat zijn chauffeur een punt heeft. En heeft dan ook geen tegenargument. De werkrelatie is nu verstoord. De chauffeur vindt dat ze onterecht is aangesproken en zal toekomstige pogingen om haar rijgedrag te corrigeren minder geloofwaardig vinden. De manager zal op zijn beurt geen vertrouwen hebben in de data waarmee hij werkt en zal ze waarschijnlijk niet gebruiken als hij gaat coachen. Er verandert dus niets. 

Dit is pijnlijk, want chauffeurs staan juist heel open voor training. Onderzoek toont aan dat 90% van de chauffeurs die een officiële zuinig-rijden-training heeft gevolgd, het aan collega's zou aanbevelen. Chauffeurs willen feedback waar ze concreet iets mee kunnen. Als het maar feedback is die rekening houdt met hun omstandigheden. De geloofwaardigheid van uw coaching (en van uw rol als uitvoerende manager) hangt af van de vraag of de gebruikte data onderbouwd zijn.

Vier redenen waarom uw coachingsprogramma misschien niet zo goed loopt

Coachingsprogramma's voor zuinig rijden schieten doorgaans tekort op een of meer van deze vier vlakken: 

1. Gebrek aan een duidelijk doel 

Veel coaching is reactief. Het kan achteraf gebeuren als reactie op bijzondere gevallen of het kan een vast moment zijn dat elke paar maanden plaatsvindt. In beide gevallen heeft de chauffeur, tegen de tijd dat de feedback binnenkomt, geen herinnering meer aan het specifieke moment waarover gesproken wordt. Zo heeft de coaching geen effect op de momenten waarop het er echt toe doet: de honderden onbewuste genomen beslissingen die samen tijdens een rit leiden tot onzuinig rijgedrag. 

2. Gebrek aan data 

Hoewel de meeste wagenparken tegenwoordig wel een vorm van telematica in hun voertuigen hebben geïnstalleerd, zal een groot deel van de data die ze ermee genereren voor van weinig praktisch nut zijn voor coaching. Ze kunnen veelvoorkomende gebeurtenissen (hard remmen, snelheidsovertreding, stationair draaien) benoemen. Ze hebben dan echter niet de details en context voor een betekenisvol coachingsgesprek. Managers weten dat er iets is gebeurd, maar weten niet genoeg over de omstandigheden om uit te kunnen leggen wat de chauffeur anders had moeten doen. 

3. Te veel data

Hier hebben we juist het tegenovergestelde probleem. Sommige systemen genereren zoveel data dat managers geen prioriteiten meer kunnen stellen. Als alles een waarschuwing activeert, is niet langer duidelijk wat echt urgent is. Coaching die een specifiek gedrag had kunnen aanpakken, verdwijnt onder een dikke laag rapporten.  

4. Handmatige processen

Veel wagenparken gebruiken verschillende telematicasystemen in hun voertuigen. Dashboardcamera's van de ene leverancier, motordiagnose van een andere. Teams moeten vervolgens handmatig alle relevante data samenvoegen om goed te kunnen coachen. Handmatige processen zijn echter kwetsbare processen. Ze zijn in handen van drukbezette teams die telkens weer de juiste stappen volgen. Voorvallen en fouten die over het hoofd worden gezien, leiden samen tot een onvolledig beeld. 

Hoe betrouwbare data alles verandert

Elk van deze tekortkomingen ondermijnt het belangrijkste waarop elk coachingprogramma leunt: het vertrouwen van de chauffeur dat deze eerlijke feedback krijgt. Professionele chauffeurs kunnen veel hebben. Wat daar niet bij hoort, is de schuld krijgen van zaken waar ze geen invloed op hebben.

Het goede nieuws is dat veel ondernemers dit probleem hebben opgelost en succesvolle programma's invoerden die het gedrag van chauffeurs hebben veranderd. In plaats van meteen top-down doelen te stellen, concentreerden ze zich eerst op het herstellen van de coachingrelatie door deze te baseren op geloofwaardige en volledige data. 

CLEAN Linen & Workwear weet als geen ander welke problemen er ontstaan als chauffeurs de data die ze zien niet vertrouwen. Toen deze geloofwaardigheidskloof eenmaal was overbrugd met één geïntegreerde telematicaoplossing, waren de chauffeurs veel meer bereid om deel te nemen aan een door collega’s verzorgd en doelgericht coachingsprogramma. Na een tijdje zorgde dit voor 14% minder brandstofverbruik en een afname van het aantal uren waarin te hard werd gereden met 97%. 

Een ander voorbeeld is infrastructuurbeheerder Lanes Group. Nadat ze hun coachingsstijl hadden aangepast van disciplinaire maatregelen achteraf naar positieve waardering, daalde het verloop onder hun chauffeurs tot slechts 2,7%. Dit was echter alleen mogelijk door het verzamelen en verspreiden van betrouwbare, contextgebonden telematicadata die samen een eerlijk beeld gaven van het werkelijke gedrag van chauffeurs. 

Ook Olleco, expert in de recycling van voedselafval, heeft een door chauffeurs geleide coachingscultuur opgebouwd gebaseerd op onweerlegbare data die het personeel serieus kon nemen. Dit zorgde ervoor dat chauffeurs betere beslissingen namen tijdens hun lange en drukke dagen, waardoor het aantal heftige voorvallen met 57% werd verminderd. 

In al deze gevallen is de blijvende gedragsverandering ontstaan door onderbouwde data en niet door druk vanuit het management. Wanneer chauffeurs merken dat hun prestaties eerlijk worden beoordeeld op basis van hun eigen werkomstandigheden, gaan ze zich meer verdiepen in de resultaten. Zo kunnen ze zelfs competitief worden en hun score verder verbeteren. 

Hoe Eco Rijden het coachinggesprek relevanter maakt

Eco Rijden van Samsara is een nieuwe oplossing voor de coaching van chauffeurs die is gebaseerd op het principe van rechtvaardigheid. In plaats van chauffeurs te vergelijken met wagenparkgemiddelden, combineert het een hele reeks telematicadata om elke chauffeur te kunnen evalueren aan de hand van werkelijke werkomstandigheden: voertuigtype, vrachtprofiel, route & terrein en verkeersdichtheid. De score van elke chauffeur geeft weer wat hij of zij redelijkerwijs kan beïnvloeden. Door deze geloofwaardigheid zijn chauffeurs eerder bereid om eerlijke feedback te accepteren van hun manager. 

Het zijn echter niet alleen chauffeurs die nuance nodig hebben. Bij meerdere organisaties zijn er specifieke werkomstandigheden die hun brandstofgebruik beïnvloeden. Een koelvoertuig moet zijn motor laten draaien tijdens het stoppen om de temperatuur in de laadbak op peil te houden. Dit 'productief stationair draaien' is uiteraard niet hetzelfde als een dieselmotor die onnodig stationair draait in een bij het laadperron. Daarom kunt u met Eco Rijden zelf de basiswaarden voor uw organisatie instellen, zodat u chauffeurs nooit onbedoeld ergens op aanspreekt terwijl ze het juiste doen. 

We hebben Eco Rijden ook zo ontworpen dat het de tijd tussen actie en opvolging verkleint, zodat chauffeurs niet worden gevraagd om fouten te corrigeren die ze allang vergeten zijn. Zodra de score van een chauffeur onder een bepaalde drempelwaarde daalt, ontvangt hij of zij via de Samsara-app een zelfcoaching-sessie die is afgestemd op zijn of haar specifieke verbeterpunten. In de meeste gevallen kunnen ze deze coaching in hun eigen tijd afronden, zonder dat het management daarvoor tijd hoeft vrij te maken. 

Nu de brandstofprijzen hoog zijn en blijven, is het tijd om uw mensen aan te moedigen hun rijgedrag aan te passen. Probeer onze Brandstofbesparingscalculator om een concreet beeld te krijgen van wat u kunt besparen met contextgebonden coaching.