Le guide pratique de préparation optimale pour les flottes sous pression

Lorsque les membres de Samsara regarderont le football cet été, nous ne verrons pas seulement les moments de gloire de ce sport, nous verrons une prouesse logistique. Un vaste réseau d'opérateurs est entré en action pour faire de chaque match un spectacle mondial parfaitement fluide. Ils ont construit l'infrastructure du stade, livré l'équipement, la nourriture, l'eau et les médicaments et installé des terrains en gazon naturel sur le gazon synthétique. Ils ont même mis en place le VAR (même si on pourrait souhaiter qu'ils ne l'aient pas fait).

Pour la plupart de ces entreprises, le tournoi est le point culminant de leur année. La pression est incessante et les erreurs ne sont pas tolérées. Mais tout comme les buts des joueurs sur phases arrêtées viennent couronner des mois de formation, ces opérateurs réussissent parce qu'ils ont mis en place des systèmes internes qui ne cèdent jamais sous la pression.

Il se peut que vous ne participiez à aucun appel d'offres pour des coupes internationales, mais si vous prévoyez une hausse de la demande, voici le guide à suivre.

1. Ne pas compter sur le recrutement massif

Recruter en urgence du personnel intérimaire et des conducteurs temporaires pour répondre à une forte demande est une tactique dépassée. Mais ça ne fonctionne plus.

À travers l'Europe, l'enquête 2025 de l'IRU sur la pénurie de conducteurs a révélé qu'environ 502 000 postes de conducteurs de camions n'étaient pas pourvus, soit un taux de pénurie de 13 % et que 660 500 conducteurs supplémentaires devraient partir à la retraite d'ici 2030. La pénurie aiguë qui a frappé le secteur il y a cinq ans n'a pas été résorbée. Ainsi, laisser les moments décisifs entre les mains d'un marché du travail tendu vous rend dépendant de conditions que vous ne maîtrisez pas.

Même si vous trouvez du personnel par cet voie, le recours à une agence d'intérim entraîne une marge d'environ 20 à 35 % en plus de la rémunération des conducteurs. Vous pourriez être en mesure de répondre aux pics de demande, mais à ce tarif, pouvez-vous vraiment dire que vous en tirez pleinement parti ?

2. Renforcer votre capacité avec les deux R

Constituer et maintenir un effectif fiable est un travail de longue haleine, avec deux éléments essentiels : la rétention et la redondance. 

1. Rétention

 L'enquête de l'IRU a également révélé que la pénurie de conducteurs est désormais la préoccupation la plus urgente pour 65 % des opérateurs et qu'environ un conducteur sur cinq sur le continent devrait partir à la retraite d'ici cinq ans. Il s'agit d'un problème structurel de turnover.

Sans une stratégie de rétention solide, vous supporterez les coûts élevés liés au remplacement constant du personnel dans un contexte de pénurie de conducteurs. Et cela, sans compter les douze mois qu’il faut parfois pour familiariser les nouveaux conducteurs avec les rouages d’une organisation.

Peter Cox, responsable des transports chez CLEAN Linen, a mis en place une académie interne des conducteurs pour favoriser l'intégration des nouvelles recrues. « Pendant environ six mois, les nouvelles recrues passent par le service client, l'ingénierie et l'atelier de production. Cela permet de mieux comprendre le contexte et d'en être fier ».

Pour Amber Kirkby, chef d'équipe des systèmes de flotte chez Lanes Group, la fidélisation repose sur « la reconnaissance et le bien-être, pas seulement sur la rémunération ». Amber utilise les données télématiques pour récompenser les conducteurs pour les changements de comportement, comme la réduction des excès de vitesse, afin que le personnel sache que ses responsables apprécient leurs efforts.

N’oubliez pas la valeur de la mémoire institutionnelle — il est beaucoup plus facile de la perdre que de la reconstruire.

2. Redondance 

Des véhicules de remplacement performants sauvent la mise. Lorsque vous vous préparez à une hausse d'activité, vous avez besoin de véhicules de secours (et de personnes pour les conduire) sur lesquels vous appuyer en cas de panne ou d'accident. La solidité de votre banc de touche fait la différence entre une victoire de justesse et un échec total. 

Mais la solidité de votre banc de touche ne dépend pas uniquement des actifs de secours. Il s'agit également de la visibilité dont vous disposez sur vos opérations. Une vision claire de la fréquence d'utilisation actuelle de votre flotte, où se trouvent vos véhicules, quel est leur niveau de carburant dans le réservoir et combien sont de retour au dépôt, vous indiquera comment réaffecter vos ressources en cas d'imprévu.

Comme les logisticiens l'ont appris au cours de l'instabilité de ces dernières années, le modèle en flux tendu échoue à une époque marquée par des perturbations fréquentes. Une marge de manœuvre dans le système vous permet de rester résilient. 

3. Tenir le cap

Les supporters connaissent la douleur de voir leur équipe encaisser un but à la 89e minute parce que des défenseurs complaisants ont quitté leur formation. Ils savaient quelle position ils devaient tenir, mais leur manque de rigueur n'avait eu aucune conséquence, jusqu'à ce qu'il y en ait.

Les chercheurs en sciences sociales appellent cela la « normalisation de la déviance », où les normes dérivent jusqu'à ce que quelque chose se brise. Dans une flotte, cela peut signifier que des comportements tels que l'utilisation du téléphone portable ou la conduite inattentive ne sont pas corrigés jusqu'à ce qu'ils deviennent routiniers. Les gestionnaires ne s'en aperçoivent souvent que lorsqu'il est trop tard. 

Antony Draper, directeur Qualité, hygiène, sécurité, environnement chez Vp Brandon Hire Station, souhaitait vérifier la perception de l'entreprise selon laquelle elle « n'avait pas de problème » avec les habitudes de conduite dangereuses. Il a utilisé les caméras embarquées avec IA de Samsara pour découvrir « la vérité absolue ». Avec 449 détections d'utilisation de téléphone portable rien que le premier mois, il était clair que les normes avaient réellement baissé.

Antony et son équipe ont rétabli des normes élevées au sein de la flotte en s'appuyant sur les données grâce à un accompagnement ciblé. Rapidement, l'entreprise a obtenu une réduction de 93 % de l'utilisation des téléphones portables, ainsi qu'une baisse de 78 % de la conduite distraite. Ce type d'ajustements structurels empêchera vos pics de devenir vos points les plus bas. Mais vous devez intégrer la cohérence dans les périodes plus calmes, sinon les habitudes naissantes se briseront sous la pression.

4.    Établir la confiance en montrant l'exemple

Les bons gestionnaires font confiance à leurs collaborateurs pour prendre leurs propres décisions, plutôt que de pratiquer la microgestion depuis la touche.

En haute saison, le niveau de confiance de votre équipe est mis à rude épreuve. La capacité des gestionnaires est mise à rude épreuve, laissant les conducteurs prendre leurs propres décisions. À première vue, installer une caméra dans chaque cabine semble produire l'effet inverse. Les conducteurs ont presque toujours l'impression, au départ, d'être surveillés. Mais vous pouvez changer cette perception si vous faites preuve de prudence dans la manière dont vous introduisez la technologie.

Le moyen le plus rapide de briser la dynamique du « nous contre eux » est de prouver que le système fonctionne avant de demander à chacun de lui faire confiance. FM Conway a testé Samsara sur une partie de sa flotte avant de le déployer sur l'ensemble de ses 1 000 véhicules, donnant ainsi aux conducteurs la possibilité de voir le système en action et de le voir disculper des personnes, avant qu'il ne devienne obligatoire pour tous.

Les responsables doivent également être explicites sur le fait que l'objectif premier des caméras est, avant tout, de protéger les conducteurs. Susan Moore, responsable des risques routiers chez Vp Brandon Hire Station, décrit un incident au cours duquel l'un de ses conducteurs s'insérait sur une autoroute lorsqu'un motocycliste est entré en collision avec le véhicule, et « l'enregistrement de la caméra embarquée à double objectif a tout capturé, et notre collègue a été exonéré de toute responsabilité. » Une fois qu'un conducteur constate que les caméras peuvent le sortir d'une situation difficile, l'état d'esprit de tout un dépôt peut changer du jour au lendemain.

Les gens font confiance aux systèmes qui renforcent l'empathie humaine plutôt que de la piétiner. Lanes Group a intégré des contrôles de bien-être directement dans le flux de travail quotidien des conducteurs. Si une personne est en difficulté, le système alerte automatiquement un responsable du bien-être pour qu'il prenne contact dans l'heure. « Cela montre à nos employés qu'ils ne sont pas juste un numéro, ils font partie de la famille Lanes », a déclaré Amber.

Si vos collaborateurs sont en difficulté, vous devez vous assurer qu'ils vous font suffisamment confiance pour vous laisser les aider. Sinon, la pression d'une saison chargée les rattrapera en premier.

5.   Poursuivre les avantages en matière d'assurance

Tout le travail que vous effectuez pour vous préparer à la pression ne devrait pas rester sans récompense.

Les assureurs ont besoin de preuves pour évaluer votre risque à un niveau inférieur, et la plupart des flottes ne peuvent pas en produire lorsqu'elles en ont le plus besoin. En haute saison, davantage de conducteurs parcourent davantage de kilomètres avec moins de temps pour tout documenter correctement. Sans preuve de ce que fait votre flotte pour réduire son exposition, les assureurs exigeront un tarif plus élevé. 

C'est ce qui est arrivé à Krishnan Rathour, responsable des sinistres et des assurances chez OCU Group : « Nous n'avions pas de plateforme nous permettant d'obtenir des alertes d'accident, de consulter des enregistrements clairs et d'évaluer tous les comportements des conducteurs pour établir les responsabilités. Cela retardait le traitement de chaque demande d'indemnisation ». Mais huit mois après avoir résolu ce problème grâce à une infrastructure télématique fonctionnelle, ils avaient réduit le coût total de leurs sinistres de 42 %.

Comment utiliser les périodes creuses

Les gagnants ne naissent pas sous les projecteurs, c'est simplement là qu'ils brillent. Le travail s'effectue bien avant le coup d'envoi : dans les conducteurs que vous avez conservés plutôt que remplacés, dans les normes que vous avez maintenues quand personne ne regardait, dans la confiance que vous avez bâtie avant d'en avoir besoin et dans les preuves que vous aviez déjà accumulées avant même qu'un assureur ne les demande.

Le tournoi est presque terminé et un nouveau sommet arrivera bientôt. Il est temps de construire un système capable de le gérer.

Vous souhaitez entendre les témoignages des opérateurs qui l'ont fait ? Regardez l'intégralité de la conversation avec Matt Crossland de Mulgrew Haulage et Paul Duncalf de Sysco GB ici.