Avec Samsara, Grouptyre Wholesale Ltd a réduit le gaspillage de carburant de 40 % et a renforcé l’engagement des conducteurs

« La confiance dans les informations circulant entre les services a augmenté, ce qui signifie qu’ils travaillent beaucoup plus étroitement ensemble pour s’assurer que nous livrons nos clients de manière plus ponctuelle et plus précise. »  John Kingman, Directeur de la Technologie, Grouptyre Wholesale Ltd

Avantages notables :

• 1 805 £ économisées par an grâce à une réduction de 40 % du gaspillage de carburant dû à la marche au ralenti

• 3 heures économisées par jour sur les inspections de véhicules

• Réduction de 70 % des appels au service client

• 12 000 £ économisées en évitant les réclamations au titre de la garantie

• Augmentation de 2,6 % du rendement énergétique malgré une augmentation de 7 % du kilométrage total

Charge manuelle et supervision opérationnelle

Grouptyre Wholesale Ltd, un grossiste indépendant de pneus desservant le marché britannique depuis 2010, a dû développer ses opérations tout en maintenant la qualité du service. Avec 46 véhicules livrant près de 2 000 pneus par jour dans le sud-est de l’Angleterre, l’entreprise a reconnu que ses systèmes papier et son ancien système télématique limitaient son potentiel de croissance.

La direction de l’entreprise a identifié plusieurs problèmes d’efficacité opérationnelle : les processus d’inspection manuelle des véhicules prenaient un temps précieux, le suivi de la maintenance via des feuilles de calcul présentait des limites en matière de contrôle et de visibilité sur les opérations de livraison, au détriment du service client. Les véhicules étant de véritables ambassadeurs de la marque, il est devenu essentiel de garantir des standards professionnels cohérents au sein de la flotte.

« Nous savions que nous devions moderniser nos opérations pour soutenir notre croissance », déclare John Kingman, Firecteur de la Technologie. « Avoir des caméras et un système télématique réunis sur une interface unique nous a aidés à prendre notre décision. »

Construction d’un écosystème numérique intégré

Grouptyre a mis en œuvre Samsara comme solution intégrée pour relever simultanément de multiples défis opérationnels. La plateforme rassemble au sein d’un même écosystème des systèmes jusque-là dispersés : suivi des véhicules, fiches de maintenance quotidiennes, supervision des conducteurs et service client.

Les inspections numériques des véhicules ont remplacé les processus papier chronophages, et l’application conducteur a centralisé les contrôles quotidiens. Les alertes de maintenance en temps réel ont permis d’éviter des oublis coûteux, tandis que l’intégration de l’API avec les systèmes internes a transformé la communication client.

Les équipes de direction ont reçu une formation sur l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme, tandis que les conducteurs ont découvert Samsara comme un outil de protection et d’assistance plutôt que de surveillance.

Du scepticisme à l’adhésion active

La sécurité par vidéo a d’abord été accueillie avec scepticisme, les conducteurs considérant cette technologie comme une forme de surveillance intrusive. La direction a privilégié une approche terrain, en accompagnant les conducteurs les plus réticents sur leurs itinéraires afin de leur faire constater concrètement les bénéfices du système.

Les accompagnements en tournée ont par ailleurs mis en évidence d’importantes opportunités d’accompagnement. Grâce aux données Samsara, les responsables peuvent montrer aux conducteurs leur comportement au volant et collaborer avec eux sur les axes d’amélioration. L’approche a évolué d’une évaluation subjective vers une démarche fondée sur les données. « Samsara nous permet de mener un accompagnement et des actions en temps réel », déclare Karen Cutbush, responsable des opérations chez Grouptyre Wholesale.  « On ne repose désormais plus sur une analyse a posteriori. »

L’application conducteur est une fonctionnalité clé, offrant aux conducteurs leur propre tableau de bord personnel. Grâce aux alertes de sécurité en temps réel, les problèmes peuvent être résolus dès le retour à l’entrepôt et les enregistrements sont visionnés pour s’assurer que l’accompagnement est justifié. La fonctionnalité de retour d’expérience (pouce levé/pouce baissé) permet aux conducteurs de donner leur avis sur les alertes, créant ainsi un dialogue bidirectionnel sur la sécurité.

Un tournant décisif a été atteint lorsque les conducteurs ont pu constater par eux-mêmes les bénéfices protecteurs de Samsara. Dans un cas, un conducteur a réussi à contester une amende pour excès de vitesse en utilisant des enregistrements de caméra embarquée qui prouvaient son innocence. L’expérience de ce conducteur l’a fait passer du scepticisme à un rôle d’ambassadeur, en montrant que la technologie protège davantage qu’elle ne contrôle.

Créer une culture d’amélioration continue

Au-delà de l’accompagnement fondé sur des données probantes, les tableaux de classement des scores de sécurité ont également joué un rôle de catalyseur dans l’adoption de comportements plus positifs. Plutôt que de se comparer aux normes du secteur qui peuvent ne pas s’appliquer à leurs activités spécifiques, les conducteurs peuvent se comparer à leurs pairs confrontés à des conditions quotidiennes identiques.

« Les conducteurs viennent souvent nous dire qu’ils sont les meilleurs », affirme Karen Cutbush. « Ils le font par souci de bien faire, mais aussi parce que cette fonctionnalité encourage une compétition saine et encadrée. L’important n’est pas le nombre de livraisons, mais de le faire en toute sécurité. »

L’approche visuelle, basée sur les données, a permis de réduire la subjectivité dans les échanges sur la performance. Les flèches vertes indiquant les progrès et les flèches rouges signalant les points à améliorer ont instauré un retour clair et objectif, difficilement contestable par les conducteurs.

De la maintenance réactive à la maintenance proactive

L’impact ne s’est pas limité au comportement des conducteurs, mais s’est également étendu à la maintenance des véhicules. Auparavant, Grouptyre Wholesale s’appuyait sur des feuilles de calcul manuelles et des systèmes sur papier qui ont conduit à des oublis critiques. Une seule erreur peut coûter à l’entreprise 12 000 £ en demandes d’indemnisation de garantie.

« En discutant, nous nous sommes simplement demandé comment améliorer la maintenance », explique John Kingman. « Le service effectuait ces processus manuellement, et nous avons pu par la suite automatiser ces tâches. »

En adoptant les fiches journalières de maintenance de Samsara, l’entreprise a obtenu une visibilité complète sur l’état des véhicules. La comparaison des coûts de maintenance entre différents fabricants de fourgonnettes a mis en évidence des écarts significatifs, certains véhicules nécessitant jusqu’à cinq interventions sur les freins en huit mois, contre seulement trois pour d’autres. Cette analyse a éclairé les décisions de remplacement de la flotte, conduisant à un changement stratégique : passer d’un cycle de remplacement de 3 ans/240 000 km à 5 ans/400 000 km avec des véhicules plus fiables.

Optimisation de l’efficacité sur l’ensemble des opérations

Les avantages financiers et opérationnels ont été considérables. L’efficacité énergétique s’est considérablement améliorée grâce à un accompagnement ciblé sur le comportement en matière de marche au ralenti. Grouptyre Wholesale a pu réduire de 40 % la marche au ralenti, ce qui représente une économie de carburant annuelle de 1 805 £.  Et malgré une augmentation de 7 % du kilométrage total, le rendement énergétique s’est amélioré de 2,6 % grâce à des techniques de conduite plus souples.

L’optimisation des itinéraires grâce aux cartes de couverture et aux fonctionnalités de proximité de Samsara a également permis de minimiser le gaspillage de carburant. Deux itinéraires desservant la zone de Slough se chevauchaient par inadvertance autour de la M25. En redéfinissant les territoires (l’un couvrant l’intérieur de la M25, l’autre l’extérieur), l’entreprise a réduit le kilométrage tout en améliorant la fiabilité du service.

Les gains d’efficacité ne se sont pas arrêtés là : la numérisation des inspections de véhicules a permis des gains de temps immédiats sur l’ensemble de la flotte. Les contrôles sur papier qui nécessitaient un suivi administratif important ont été remplacés par des contrôles numériques qui ne prennent que 2 à 7 minutes. Avec 44 conducteurs effectuant des vérifications quotidiennes, cela a permis de gagner 220 minutes par jour tout en accélérant la résolution des problèmes.

Vers un service client plus fluide

L’un des apports les plus structurants de la mise en œuvre de Samsara par Grouptyre Wholesale réside dans son intégration aux systèmes internes via API.

« L’intégration des données télématiques de Samsara dans nos systèmes a été une véritable transformation, » déclare John Kingman. « Cela a permis de réduire le nombre d’appels téléphoniques pour attente de livraison d’environ 70 %. Cette intégration n’est pas seulement une question de suivi. Elle change fondamentalement la façon dont nous interagissons avec nos clients et gérons nos opérations. »

L’entreprise est désormais en mesure de proposer des créneaux de livraison précis de 30 minutes, afin de mieux informer les clients et de répondre plus efficacement à leurs attentes. Les équipes commerciales et opérationnelles collaborent en utilisant des données en temps réel plutôt que des estimations, renforçant ainsi la confiance entre les services et avec les clients.

L’intégration a ainsi permis une communication proactive avec les clients. Lorsque les clients demandent des créneaux de livraison le matin ou l’après-midi, Grouptyre peut s’engager en toute confiance et tenir ses promesses. 

Perspectives : la technologie comme partenaire de travail

Aujourd’hui, Samsara n’est pas considéré comme un simple outil chez Grouptyre Wholesale, mais comme un véritable membre de l’équipe. « Le travail d’équipe ne se limite pas aux relations humaines », assure Karen Cutbush. « Ce sont les systèmes et les fonctionnalités que nous utilisons collectivement au sein de Samsara qui contribuent au succès de notre entreprise. »

L’entreprise étudie actuellement de nouvelles possibilités pour capitaliser sur son succès. Grouptyre Wholesale étudie Formulaires connectés afin de numériser d’autres documents et de centraliser les processus de documentation au sein de l’entreprise. Cette prochaine phase de transformation numérique permettrait d’éliminer les processus manuels restants et d’améliorer davantage l’efficacité opérationnelle.

« Nous cherchons constamment de nouvelles façons d’utiliser la plateforme », déclare Karen Cutbush. « Le soutien en arrière-plan permet de soutenir durablement notre croissance et notre amélioration continue. »