Comment Reynolds Logistics économise 250 000 £ par an grâce à Samsara

« Samsara a transformé notre processus de paie. Les longues heures et les ressources gaspillées que nous avions mises en place pour saisir manuellement les feuilles d’heures appartiennent désormais au passé. Merci Samsara, de m’avoir simplifié la vie. » Fergal O’Beirne, directeur financier du groupe, Reynolds Logistics

Avantages notables :

• Réduction de 85 % des demandes de renseignements sur la paie

• Réduction de 93 % des demandes de renseignements sur les factures

• Réduction de 90 % de la saisie manuelle des données

• 100 heures administratives par mois économisées  

• 250 000 £ économisés chaque année

Une charge administrative manuelle

Comment gérez-vous une entreprise de logistique avec plus de 400 conducteurs et 180 camions-citernes dans tout le Royaume-Uni et l’Irlande ? En utilisant uniquement des processus manuels basés sur le papier ? La réponse, comme l’a découvert Reynolds Logistics, est oui, mais au prix d’une grande inefficacité.

« Reynolds avait du mal à gérer la quantité de travail administratif au sein de l’entreprise. Le défi était d’avoir des informations complètes et précises disponibles pour les fonctions de gestion et de paie », a déclaré Fergal O’Beirne, directeur financier du Groupe Reynolds.

Bartosz Bulawa, responsable informatique, en a expliqué l’impact : « Le traitement d’une énorme quantité de documents laissait place à des erreurs, qu’il s’agisse de formulaires perdus, d’écriture mal interprétée ou d’une simple erreur humaine. En fin de compte, un problème de paie ou de facturation ne nous permettait jamais de savoir si nous avions correctement facturé le client ou payé le bon montant à un conducteur. »

Une nouvelle façon de travailler à l’ère du numérique

Reynolds Logistics s’est tournée vers l’application conducteur de Samsara et sa fonctionnalité de saisie numérique de feuille de temps pour réduire la charge administrative de son personnel de 100 heures par mois.

F. O’Beirne est clair sur l’impact que cela a eu : « Cela a transformé notre processus de paie. Les longues heures et les ressources gaspillées pour pouvoir saisir manuellement les feuilles de temps sont devenues beaucoup plus faciles à gérer, et les conducteurs ont été très réactifs, ce qui a conduit à une période de déploiement plus rapide que prévu. »

En outre, l’équipe a utilisé la télématique embarquée améliorée pour obtenir une visibilité en temps réel de la flotte ainsi que le tableau de bord sécurité de Samsara pour permettre un meilleur accompagnement des conducteurs. Les données intégrées des tachygraphes ont également automatisé davantage les processus, permettant de réduire de 85 % les demandes de renseignement et les erreurs dans l’ensemble de l’entreprise.

Récolter les fruits de l’efficacité numérique

Avec le soutien de Samsara, Reynolds Logistics a rationalisé ses opérations commerciales, économisant environ 250 000 £ par an sur le budget administratif. L’entreprise a également acquis un niveau de supervision qui était auparavant inatteignable. Tous les problèmes, erreurs ou incohérences peuvent désormais être identifiés et traités rapidement, sans avoir à naviguer dans plusieurs systèmes.

« Avec Samsara, tout est au même endroit : le suivi de notre flotte, les vérifications numériques des inspections, les feuilles de temps, les données des tachygraphes : tout est à portée de main sur une plateforme facile à utiliser. Nous avons maintenant une visibilité complète sur ce qui se passe dans l’entreprise », a déclaré Bulawa. 

Reynolds Logistics est désormais bien placée pour poursuivre son parcours de transformation numérique afin de répondre aux besoins logistiques en constante évolution de ses clients au Royaume-Uni et en Irlande.